¿Qué es el lean management y cómo aprovecharlo para RRHH?

9 de noviembre, 2023

¿Cansado de perder tiempo en procesos poco eficientes? Si eres director de RRHH, seguro te has planteado cómo optimizar tus procesos y reducir errores. El lean management puede ser la solución.

Aplicado a los recursos humanos, te permitirá simplificar procesos como la selección de personal o las evaluaciones de desempeño. De esta forma, puedes centrarte en lo que realmente importa: ser un buen líder para tus empleados. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es lean management?

El lean management es una filosofía de gestión enfocada en maximizar el valor que se le ofrece al cliente, minimizando el “desperdicio” y las “ineficiencias” durante el proceso de trabajo.

De esta forma, se identifica y elimina cualquier actividad que no aporte valor, como exceso de burocracia o procesos ineficientes. De esta forma, se reducen los plazos de entrega y mejora la calidad. Una metodología que también puedes aplicar en la gestión de equipos de trabajo.

Orígenes del método lean

El lean management tiene sus raíces en el sistema de producción desarrollado por Toyota en Japón, conocido como el Sistema de Producción Toyota (TPS). Este enfoque fue perfeccionado a lo largo de varias décadas, especialmente después de la Segunda Guerra Mundial, cuando la empresa enfrentaba desafíos económicos significativos.

Esta filosofía se ha expandido más allá de la fabricación y se aplica en diversos sectores, incluidos los negocios, la gestión de proyectos y los recursos humanos, como una forma efectiva de optimizar procesos y mejorar la eficiencia.

Principios para aplicar el lean management en tus RRHH

Para aplicar el lean management en Recursos Humanos, puedes enfocarte en los 5 principios clave de esta filosofía. Eso sí, tendrás que adaptarlo a tus procesos.

Para ello, recuerda que puedes automatizar ciertas funciones con softwares de RRHH. Esto le permitirá a tus colaboradores centrarse en tareas de mayor impacto.

No te conformes con los procesos actuales. Revisa cómo lo hacen otras áreas de RRHH y aprende de ellos. Pregúntale a tu equipo cómo mejorar y escucha sus ideas. Pequeños cambios pueden marcar grandes diferencias. El lean management es un viaje, no un destino. Sé flexible y adapta tus procesos a las necesidades cambiantes de tu organización.

1. Identificar el valor ofrecido

Para mejorar los procesos de RRHH, debes identificar el valor que tu departamento ofrece a la organización. ¿Qué necesitan los empleados y managers? ¿Cómo puedes optimizar recursos y simplificar tareas repetitivas? Un software de RRHH te permite automatizar procesos como la gestión de nóminas y el reducir papeleo con tu asesoría.

Con herramientas como Sesame HR, puedes digitalizar documentos, centralizar los datos de los empleados, realizar encuestas de clima laboral y mucho más. De esta forma, tu equipo gana tiempo para atender consultas y acompañar a los empleados en su desarrollo profesional.

En definitiva, debes preguntarte qué puedes hacer para facilitar la vida de tus compañeros y mejorar su experiencia en la empresa. 

2. Analizar los procesos

Analiza a fondo cómo se desarrollan todos los procesos en tu departamento de RRHH. Revisa aquellas tareas repetitivas y tediosas que restan valor, y busca la forma de simplificarlas o automatizarlas. 

También deberás identificar cuáles son los procesos más críticos a nivel y que más errores arrastran en tu departamento.

3. Crear flujos de trabajo

¿Cómo puedes optimizar los procesos de RRHH con lean management? Una forma clave es crear flujos de trabajo eficientes. Debes mapear cada paso de tus procesos de para identificar las áreas de mejora.

Optimiza tus procesos eliminando tareas y pasos innecesarios. Centralizar la información en una única plataforma para que tu equipo pueda colaborar sin perder tiempo te ayudará en este proceso.

¿Te resultan tediosos tus procesos de reclutamiento, por ejemplo? Puedes reducir los plazos de contratación si canalizas tus anuncios de empleo en los canales adecuados. Usa herramientas de preselección para descartar candidatos no aptos y ahorrar tiempo de entrevistas.

Con flujos de trabajo simplificados, tu equipo podrá enfocarse en tareas de mayor valor añadido.

4. Implementar un sistema pull

Para implementar un sistema pull en tu departamento de RRHH, enfócate en la demanda real de tus clientes internos. ¿Quizás su principal dificultad es controlar los fichajes de la plantilla? ¿O puede que les cueste realizar informes de absentismo laboral?

Analiza qué procesos te solicitan más a menudo y cuáles crean cuellos de botella. Pregúntales directamente a otros managers cuáles son sus mayores dolores de cabeza respecto a RRHH y cómo podrías ayudar a simplificarlos. 

Una vez tengas claro qué demandan en realidad, ajusta tus procesos para responder rápidamente. Establece plazos y estándares para cumplir con cada solicitud de la manera más eficiente posible. De esta forma, podrás entregar resultados en el momento que los necesitan, creando una experiencia más satisfactoria para usuarios internos.

Al implementar un sistema pull, tu departamento dejará de invertir tiempo y esfuerzo en tareas de baja prioridad, centrándose en lo que realmente le da valor a la compañía. Aprovecha herramientas como Sesame HR para agilizar procesos, tener mayor visibilidad y tomar decisiones basadas en datos.

5. Evaluación y mejora continua

El lean management es una filosofía enfocada a eliminar cuellos de botella y optimizar los procesos. Pero esta filosofía aboga por la mejora continua, gracias al respaldo de las evaluaciones posteriores del proceso de trabajo.

Al implementar estos principios del lean management, podrás mejorar la eficiencia de tus procesos de RRHH, volverlos más ágiles y competitivos. Esto se traducirá en mayor productividad, retención del talento y reducción de costes en tu departamento.

Beneficios del lean management

La implementación del lean management en el ámbito de Recursos Humanos conlleva una serie de beneficios significativos para tu empresa:

1. Depuración de procesos: este enfoque permite una revisión y optimización exhaustiva de los procesos existentes, eliminando cualquier tarea redundante.
2. Mayor productividad laboral: la simplificación y mejora de procesos resultan en un aumento notable en la eficiencia del equipo de recursos humanos.
3. Reducción de costes: la identificación y eliminación de procesos ineficientes lleva a una gestión más económica de los recursos, contribuyendo a la reducción de costes operativos.
4. Evolución progresiva: el lean management fomenta una mentalidad de mejora continua, impulsando la evolución constante de los métodos de trabajo y adaptándolos a las necesidades cambiantes de tu empresa.
5. Reducción de errores: la revisión minuciosa de procesos y la estandarización de tareas disminuyen la probabilidad de errores, mejorando la calidad y precisión en la gestión de recursos humanos.
6. Mejor atención a los empleados: al optimizar los procedimientos internos, se facilita una atención a la plantilla más eficaz y ágil, mejorando la satisfacción y fortaleciendo las relaciones laborales.

En conclusión, la aplicación del lean management en Recursos Humanos no solo impulsa la eficiencia operativa y la productividad, sino que también promueve una cultura de mejora continua. Esto se traduce en beneficios tangibles que fortalecen la gestión de recursos humanos y mejoran la experiencia tanto para el equipo interno como para los clientes externos.

Aplica el lean management en RRHH

Aplicar el lean management en RRHH significa optimizar tus procesos. En pocas palabras, hacer más con menos. Un software de gestión de RRHH como Sesame HR te ayudará a automatizar tareas repetitivas y liberar horas para tareas de mayor valor añadido.

Puedes empezar por analizar cómo gestionas las vacaciones y permisos o los calendarios de turnos. Seguro que encuentras oportunidades de mejora combinando la filosofía lean con las nuevas tecnologías.

Así que ya lo sabes, implementar lean management en recursos humanos puede suponer una gran ventaja competitiva para tu empresa. Con herramientas como el software de Sesame HR optimizarás tus procesos de gestión de personal. No pierdas más tiempo, y pide una demostración de 14 días. ¡Somos tu software de RRHH de referencia!