Ley de control horario: ¿cómo evitar las multas?

16 de septiembre, 2021

Desde que entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, el cual modifica la obligación de registro de jornada de los trabajadores, ha habido una lluvia de dudas con respecto a la implantación de un sistema de fichajes para tener un control horario en los negocios y empresas.

En este artículo, hablaremos sobre la ley de control de horarios y sobre las sanciones que se sufren si no se cumple.

¿Qué es la ley de control horario?

El Real Decreto-Ley 8/2019 el cual fue publicado en marzo y en vigor desde el mes de mayo del año 2019, incluye una fila de ‘medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo’.

Entre las normativas de control de horario para negocios y empresas se encuentran los artículos 12,34 y 35. Son, básicamente, referentes al control horario del equipo de trabajo.

En el artículo 34, específicamente en el punto 9, podemos leer que dice textualmente: ‘La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social’.

¿Quién debe cumplir la ley del control de horario de empleados?

Todos los empleados están obligados a registrar su jornada laboral independientemente si la realizan remotamente o desde la oficina, también tendrán que registrar la jornada, aunque tengan pactado un horario más flexible o sean trabajadores móviles, como vendedores que tengan que visitar a sus clientes, por ejemplo.

Pese a esto, existe un grupo de excepciones a la norma, que incluyen ‘relaciones laborales de carácter especial’, según lo dicta la propia ley. En este caso nos referimos a los empleados del hogar, deportistas profesionales o artistas que actúen en espacios públicos, personal de alta dirección, entre algunos otros.

¿Cuáles son las sanciones que establece esta ley?

• Sanciones leves: Son todas aquellas referidas a la falta de información de la empresa hacia el trabajador en lo que refiere a su jornada laboral. Estas sanciones van desde los 60€ hasta los 625€.
• Sanciones medianas: Esta atiende a los errores e infracciones en el registro de las horas. Pueden ir desde los 625€ hasta los 6.25€. en estas sanciones entran las horas extra, o el incumplimiento de los límites de la jornada laboral no retribuidos o compensados por las vacaciones del empleado.
• Sanciones graves: Esto refiere el incumplimiento de la ley en casos especiales e importantes o también muy repetitivamente. En estos casos la sanción puede llegar hasta los 187.515€.

¿Cómo evitar las multas?

La única manera en la que puedes evitar las sanciones exitosamente es cumplir con todo lo que está establecido en la ley de control horario; dicha ley aparece en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Los requisitos son los siguientes, notarás que no son complejos:

• Todas las organizaciones deben guardar el registro de horarios durante un periodo de 4 años.
• La empresa debe tener un registro diario de jornada en el que debe incluir el horario específico de inicio y finalización de la jornada laboral de cada empleado. Esto, sin perjuicio de la flexibilidad horario que se establece en dicho artículo.
• Los empleados deben estar al tanto de la distribución de horas durante su jornada laboral diaria.
• Los sindicatos también deben conocer las horas extras realizadas por los empleados durante cada mes (solo en casos de que exista una representación sindical).
• El registro de horas disponible deberá estar siempre a disponibilidad de los empleados y sindicatos.

Respetando estos 5 puntos, cualquier empresa estará libre de sanciones.

¿Qué es un software de control de horario?

Un software de control horario es, concretamente, un programa que registra la hora de entrada y salida de los trabajadores, así como también los tiempos de pausa, si la jornada es o no es continua.

Toda la información registrada mediante dicho software, deberá estar siempre a disposición de las Inspecciones de la Seguridad Social y de Trabajo, en virtud de lo previamente establecido en el Real Decreto-Ley 8/2019. Si la empresa no porta ningún registro o se encuentran defectos en él, se expone a sanciones y multas de gran importancia. Cabe destacar que los registros deben mantenerse en la empresa durante cuatro años.

El hecho de disponer de un software de rrhh que permite el control de presencia, les ofrece a las empresas la oportunidad de prescindir de archivos en formato físico.

En conclusión, toda empresa, organización y sus empleados existentes, deben respetar en todo momento cada punto que abarque la ley de control horario. Claro está, sólo si no quieren acarrear con una de sus sanciones, por más pequeña o grande que se le considere.