Nueva ley de control horario: descubre qué cambia en 2026

5 de mayo, 2026

El control horario de los trabajadores ha sido una cuestión clave en la gestión empresarial, especialmente con las recientes reformas legales. Y en 2026, el escenario cambia de forma definitiva.

La ministra Yolanda Díaz confirmó que el Real Decreto de fichaje digital obligatorio se aprobará antes del verano, lo que significa que los registros en papel y las hojas de cálculo dejarán de ser válidos en un plazo muy corto.

A esto se suma la entrada en vigor de la reducción de jornada a 37,5 horas semanales. A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre estos cambios y cómo afectan a tu empresa.

Novedades en la ley de control horario laboral en 2026

La reforma laboral introducida busca hacer más transparente y efectivo el control horario de los trabajadores. Las principales novedades se centran en:

Implementación obligatoria de sistemas digitales

El Gobierno aprobará antes del verano de 2026 el Real Decreto de fichaje digital obligatorio. Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deberán implementar un sistema digital homologado para el registro de la jornada laboral. Esta medida elimina definitivamente los registros en papel y las hojas de cálculo como opciones válidas.

Flexibilidad horaria y teletrabajo

Con el aumento del teletrabajo, la normativa se ha adaptado para incluir modalidades flexibles de control horario. Se permite que los trabajadores remotos registren su jornada a través de aplicaciones móviles o software especializado, facilitando así la conciliación laboral y personal.

Acceso y transparencia para los trabajadores

Los trabajadores tienen derecho a acceder en tiempo real a sus propios registros horarios. Esta medida fomenta la transparencia y permite a los empleados verificar el cumplimiento de sus jornadas de trabajo, evitando abusos o errores.

Nuevas obligaciones de conservación de registros

Las empresas están obligadas a conservar los registros horarios durante un período mínimo de cuatro años, accesibles en todo momento para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.

¿Cuándo entra en vigor la nueva ley del horario laboral?

La ley de reducción de jornada laboral a 37,5 horas semanales fue aprobada por el Consejo de Ministros el 5 de febrero de 2025 y tramitada en el Congreso de los Diputados. Las empresas dispusieron de un período de adaptación para ajustar sus sistemas y procesos a la nueva normativa.

En paralelo, el Gobierno avanza con el Real Decreto de fichaje digital obligatorio. La ministra Yolanda Díaz confirmó en mayo de 2026 que se aprobará antes del verano, sin cambios significativos respecto a la propuesta actual. Con esta medida, las empresas estarán obligadas a implementar un registro horario digital que permita a la Inspección de Trabajo acceder de forma remota y en tiempo real.

Si tu empresa aún no ha adaptado sus sistemas, hazlo con urgencia para cumplir con ambas normativas antes de que entren en vigor las sanciones correspondientes.

¿Qué dice la nueva ley de fichaje digital?

La ley de fichaje digital representa un avance definitivo en la regulación de las condiciones laborales y busca garantizar una mayor transparencia en el registro de la jornada laboral.

Su aprobación está confirmada para antes del verano de 2026 y su principal objetivo es eliminar los registros manuales y establecer un sistema digital obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector.

Automatización del proceso: el registro de horas deberá ser automatizado para evitar errores y manipulaciones.
Registro digital obligatorio: se prohíbe el uso de registros en papel, imponiendo la utilización de sistemas digitales para el registro de la jornada laboral.
Acceso en tiempo real: los trabajadores, representantes sindicales e inspectores laborales deberán tener acceso en tiempo real a los registros de jornada.
Almacenamiento seguro: las empresas estarán obligadas a conservar los registros durante un mínimo de cuatro años y garantizar su seguridad.

¿Es ilegal fichar con Excel ahora?

Hoy todavía no existe una prohibición expresa, pero el tiempo se acaba. Con la aprobación del Real Decreto de fichaje digital confirmada para antes del verano de 2026, Excel dejará de ser una opción válida. El problema no es la herramienta en sí, sino que no cumple con los requisitos que exige la nueva normativa:

Automatización: el registro debe ser automático y no manual.
Inmutabilidad: los registros deben ser inalterables una vez realizados.
Acceso en tiempo real: los trabajadores, representantes sindicales e inspectores deben poder acceder a los registros en cualquier momento.

¿Por qué Excel no cumple con estos requisitos?

Facilidad de manipulación: las hojas de cálculo pueden ser modificadas fácilmente, lo que puede llevar a registros inexactos o fraudulentos.
Falta de automatización: el registro en Excel es un proceso manual, lo que aumenta el margen de error.
Sin garantía de inmutabilidad: aunque existen medidas para proteger las hojas de cálculo, siempre existe el riesgo de que sean alteradas.

Si tu empresa todavía usa Excel para registrar la jornada, este es el momento de hacer la transición a un sistema digital homologado antes de que las sanciones entren en vigor.

¿Cómo será el acceso de los inspectores de trabajo al registro horario?

Con la aprobación del Real Decreto de fichaje digital obligatorio, confirmada para antes del verano de 2026, se establece la obligatoriedad de un registro horario digital y telemático.

Este sistema permitirá a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social acceder de manera remota y en tiempo real a los registros de jornada de las empresas, facilitando la supervisión y asegurando el cumplimiento de la normativa laboral sin necesidad de personarse físicamente en las instalaciones.

Para cumplir con esta exigencia, las empresas deberán implementar sistemas de registro horario digitales que sean interoperables y que garanticen la integridad y transparencia de los datos. Además, se prevé un endurecimiento de las sanciones para aquellas empresas que no cumplan con la implementación de este sistema o que presenten irregularidades en los registros, pudiendo llegar a infracciones muy graves según la LISOS.

Es fundamental que te prepares ahora para esta transición, asegurando que las plataformas que utilices cumplan con los requisitos establecidos y permitan el acceso remoto por parte de la Inspección de Trabajo.

¿Es legal o ilegal tener un sistema de fichaje biométrico en la empresa?

La implementación de sistemas de fichaje biométrico en las empresas españolas ha sido objeto de debate en los últimos años debido a preocupaciones relacionadas con la privacidad y la protección de datos personales.

En noviembre de 2023, el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD) emitió directrices que consideran excesivo el uso de datos biométricos, como huellas dactilares o reconocimiento facial, para el control horario laboral, argumentando que no se cumplen los requisitos de interés o seguridad pública general. Como resultado, se instó a las empresas a cesar el uso de estos sistemas de forma inmediata para evitar posibles sanciones.

En consonancia con estas directrices, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, donde se establecen los criterios para la utilización de la biometría en el control de acceso y presencia laboral. La guía enfatiza que su implementación debe cumplir estrictamente con el RGPD y que, en la mayoría de los casos, su uso para el control horario no está justificado.

Recientes resoluciones han reforzado esta postura: en enero de 2025, el Ayuntamiento de Marbella fue obligado a retirar sus sistemas de control biométrico tras una reclamación del Sindicato de Empleados Públicos de Málaga, al considerarse que violaban las directrices europeas y nacionales de protección de datos.

Aunque la legislación no prohíbe explícitamente el fichaje biométrico, su uso se considera en la mayoría de los casos desproporcionado y contrario a la normativa vigente. Se recomienda optar por métodos menos invasivos que garanticen el cumplimiento legal y protejan la privacidad de los empleados.

¿En qué consiste la reducción de jornada laboral a 37,5 horas?

La reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales es una de las reformas laborales más relevantes de los últimos años en España. Aprobada por el Consejo de Ministros el 5 de febrero de 2025 y tramitada en el Congreso, su objetivo principal es mejorar la conciliación de la vida laboral y personal, así como aumentar la productividad y el bienestar de los trabajadores.

¿Qué implica esta reducción?

Pasar de 40 a 37,5 horas semanales no es solo un cambio numérico: supone una reorganización real del tiempo de trabajo con consecuencias directas para empresas y empleados.

Menos horas de trabajo a la semana: en lugar de las 40 horas semanales habituales, los trabajadores pasan a 37,5 horas semanales.
Mayor tiempo libre: esta reducción se traduce en más tiempo para actividades personales, familiares o de formación.
Impulso a la economía: se espera un impacto positivo al fomentar el consumo y facilitar la creación de nuevos empleos.

¿Cuáles son los beneficios esperados?

Más allá del tiempo libre adicional, la medida busca generar un impacto positivo tanto para los trabajadores como para las propias empresas.

Mejor conciliación laboral y familiar: los trabajadores pueden dedicar más tiempo a sus familias y vida personal, reduciendo el estrés.
Aumento de la productividad: estudios demuestran que una jornada más corta puede mejorar la concentración y reducir la fatiga.
Creación de empleo: al necesitarse más personas para cubrir las mismas tareas en menos horas.
Mayor bienestar: un mejor equilibrio laboral-personal contribuye a la salud mental y física de los trabajadores.

¿Cuáles son los desafíos?

La medida no está exenta de críticas. Varios sectores han señalado dificultades prácticas que las empresas deben afrontar para adaptarse.

Impacto en las empresas: la adaptación requiere reorganizar procesos y, en algunos casos, contratar más personal.
Preocupación salarial: algunas voces alertan de que la reducción de horas podría ir acompañada de ajustes salariales.
Impacto económico: algunos expertos advierten sobre posibles efectos negativos en la producción a corto plazo.

¿Qué ha sucedido con esta medida?

La reducción de jornada generó un amplio debate en España. Tras su aprobación en el Consejo de Ministros en febrero de 2025 y su tramitación parlamentaria, la medida entró en vigor con un período de adaptación para las empresas. El objetivo final es consolidar las 37,5 horas semanales como estándar laboral en España.

¿Qué dicen los sindicatos?

Los sindicatos apoyan firmemente esta medida, argumentando que mejora la conciliación, reduce el estrés laboral, aumenta la productividad y representa una distribución más equitativa del tiempo libre como derecho fundamental.

¿Qué dicen las empresas?

Las empresas muestran una postura dividida. Algunas ven en la reducción de jornada una oportunidad para mejorar la productividad y atraer talento. Otras expresan preocupaciones sobre el aumento de costes operativos, la dificultad de reorganización interna y el posible impacto en su competitividad frente a mercados con jornadas más largas.

Sanciones por incumplir la ley de control horario

Sean o no novedades en el control horario, las sanciones siguen vigentes y se han incrementado. En función de la gravedad de la infracción, hay tres niveles de sanción que se aplican tanto al trabajo presencial como al teletrabajo.

Estos son los tres niveles de multas por control horario y los motivos de sanción:

Multas leves: entre 70 y 750 euros. Se aplican en casos de descuidos ocasionales sin intención de fraude, como incumplir el deber de informar al trabajador sobre las horas trabajadas o negarse a compartir el registro con la plantilla o sus representantes legales.
Multas graves: entre 751 y 7.500 euros. Relacionadas con errores en el registro de control horario, el no cómputo e impago de horas extras, o la falta de comunicación de horas extras a los representantes legales de la plantilla.
Multas muy graves: hasta 225.018 euros, además de posibles repercusiones legales adicionales. Incluyen la falsificación de registros, la repetida negativa a cumplir con la normativa o vulneraciones graves en materia de horas extras, como superarlas sin actualizar el contrato o exceder el máximo legal de 80 horas extras anuales.

Sanciones por incumplir el control horario: últimos datos disponibles

En 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social impuso sanciones por un total de 20,2 millones de euros a empresas que incumplieron la normativa sobre registro de jornada laboral, lo que representó un incremento del 9% respecto al año anterior. Durante ese año se detectaron 1.869 infracciones relacionadas con el control horario, afectando a 21.649 trabajadores.

Estas cifras reflejan el endurecimiento progresivo de la vigilancia laboral y anticipan un escenario aún más exigente con la entrada en vigor del fichaje digital obligatorio en 2026.

¿Cómo cumplir con la nueva ley de control horario?

Con el fichaje digital obligatorio a punto de entrar en vigor, la solución más eficaz es implementar un software especializado de control horario. Estas herramientas no solo garantizan el cumplimiento de la normativa, sino que también simplifican la gestión del tiempo de trabajo para empresas y empleados.

Soluciones como Sesame HR permiten fichar desde cualquier dispositivo, ordenador, móvil o tablet, sin necesidad de estar en la oficina. Esto es especialmente útil para equipos en remoto o trabajadores en movilidad, como comerciales, que pueden iniciar su jornada desde casa sin desplazamientos innecesarios.

Tus empleados conocen sus horas trabajadas en tiempo real, lo que facilita también la gestión del horario flexible y la bolsa de horas extra. Además, el fichaje con geolocalización permite saber desde dónde ficha cada persona, añadiendo una capa de seguridad y trazabilidad que la nueva normativa exige.

En cuanto al almacenamiento, la herramienta debe garantizar la conservación de los registros durante un mínimo de 4 años, accesibles en todo momento para los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo, tal como establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

El fin de las hojas de firmas con la nueva ley de control horario

¿Sigues gestionando el control horario de tus trabajadores con hojas de firmas? Durante mucho tiempo ha sido la solución más habitual, pero las hojas de firmas no son un mecanismo fácilmente recuperable ni consultable, y con la llegada del fichaje digital obligatorio en 2026, dejarán de ser una opción válida para tu empresa.

Si todavía las utilizáis, el momento de hacer el cambio es ahora. La nueva normativa te exige fiabilidad, trazabilidad y acceso remoto: tres requisitos que el papel no puede cumplir.

Ventajas de abandonar las hojas de firmas

Dar el paso a un sistema digital no solo cumple con la exigencia legal, sino que también es una oportunidad para modernizar tus procesos internos.

Reducción de papeleo: al digitalizar tus registros, ya no necesitas almacenar ni gestionar grandes cantidades de papel.
Mayor seguridad: tus datos digitales son más difíciles de manipular y puedes protegerlos con medidas de seguridad avanzadas.
Eficiencia en la auditoría: con registros digitales, tus auditorías internas y externas son más ágiles y transparentes.

La nueva ley de control horario en 2026 representa el punto de inflexión definitivo para modernizar tu gestión laboral. Adaptarte puede parecer un reto, pero con las herramientas adecuadas es una oportunidad para mejorar la eficiencia de tu empresa y evitar sanciones.

👉 Si quieres saber cómo adaptar tu empresa a la nueva normativa, habla con un experto de Sesame HR y descubre la solución más adecuada para ti.

Nueva ley de control horario y jornada laboral 2026: todo lo que debes saber

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