Cómo gestionar el registro de jornada laboral de los empleados

21 de diciembre, 2023

Como responsable de una empresa de más de 50 trabajadores, gestionar el registro de jornada laboral de tus empleados puede convertirse en una auténtica pesadilla. Entre turnos, horas extra y demás, llevar un control manual de todas las incidencias horarias de tu plantilla se convierte en una misión imposible.

Pero no te preocupes, te traemos los pasos para que simplifiques este proceso al máximo. Además, te desvelaremos las ventajas de implementar el control horario en las grandes empresas. ¿Te quedas a descubrirlo? ¡Te esperamos!

Ley de registro de jornada laboral

La Ley de registro de jornada laboral fue aprobada por el Gobierno de España con el objetivo de garantizar que los empleados sean compensados por todas las horas extraordinarias que trabajen.

En concreto, estamos hablando del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Este obliga a las empresas a llevar un registro de las horas de trabajo de sus empleados y a consignar esta información en un registro, que también incluya una bolsa de horas extra.

Multas y sanciones

Debes tomarte muy en serio el registro de jornada laboral de tus empleados. Si no cumples con esta obligación, la Inspección de Trabajo puede imponerte multas consideradas graves, que van desde los 751 euros hasta los 7.500 euros.

El importe de las sanciones está estipulado en el artículo 40 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, y sería el siguiente: 

• Las infracciones en grado mínimo se sancionan con multas de 751 a 1.500 euros.
• En grado medio, de 1.501 a 3.750 euros.
• Y en su grado máximo, de 3.751 a 7.500 euros.

Por lo tanto, más vale prevenir que curar. Asegúrate de implementar un sistema de registro horario efectivo para evitar consecuencias legales y garantizar el cumplimiento de los derechos de tus trabajadores.

Cómo gestionar la jornada laboral en grandes empresas

En grandes empresas, el registro de jornada laboral de los empleados adquiere una nueva dimensión. Un gran volumen de datos que debes controlar sin perder de vista su fiabilidad. Para ello, te explicaremos todos los pasos para que gestiones la jornada laboral en tu empresa de forma más cómoda.

Por ejemplo, un buen software de control del tiempo te permite digitalizar la gestión de fichajes de tus empleados y garantizar el cumplimiento de la ley. Podrás recibir informes detallados de las horas trabajadas y la productividad.

1. Establece objetivos claros y medibles

Como responsable de RRHH, debes establecer objetivos claros y medibles para gestionar el registro de jornada laboral. ¿Qué quieres conseguir? ¿Reducir el absentismo laboral? ¿Mejorar la productividad? ¿Asegurar el cumplimiento legal? Defínelo y comunícaselo a tus empleados.

Una vez tengas los objetivos, deberás elegir el método de fichaje que mejor se adapte a tus empleados. Las opciones son varias: fichaje web, app móvil, tableta o en hojas. Evalúa qué se adapta mejor a tu organización antes de elegir el sistema que más se adapta a tu empresa.

2. Implementa sistemas de seguimiento

Implantar un sistema de seguimiento de la jornada laboral te permitirá llevar un control de los horarios de entrada y salida de tus empleados. De esta forma podrás detectar posibles incidencias como retrasos, ausencias o abandono del puesto de trabajo.

Pero no te olvides de establecer unas normas claras de funcionamiento. Deberás definir horarios y turnos. Comunícalos a la plantilla y supervísalos con ayuda de tu nueva herramienta.

3. Prioriza la conciliación laboral

Si quieres motivar a tus empleados, es fundamental respetar su vida personal y darles flexibilidad laboral. Cuando se sienten valorados, rinden más y están más comprometidos.

Con tu software de control horario podrás gestionar sus horarios flexibles de forma ágil. Para ello, opta por opciones como el teletrabajo y ofréceles la posibilidad de fichar desde cualquier lugar. 

Otra opción es adaptar sus jornadas en función de sus necesidades, y modificar sus horarios si tienen que ausentarse por unas horas, por ejemplo. De esta forma, conseguirás que tu empresa sea un lugar atractivo para trabajar donde prime el bienestar de las personas.

4. Fomenta la comunicación efectiva

Una de las claves para gestionar eficientemente el registro de jornada laboral de tus empleados es fomentar una comunicación interna efectiva. 

Es importante que compartas con ellos los motivos detrás de tus decisiones respecto al control de jornada laboral y toda la información relevante que afecta a toda la organización. Rompe las barreras, aboga por la plena confianza en tu equipo y la responsabilidad personal de cada individuo para cumplir con sus obligaciones de fichaje.

5. Evalúa la productividad laboral

Una vez tengas el software de registro de jornada laboral implementado, es importante hacer un seguimiento de los datos que arroja para mejorar la productividad laboral de tu equipo. Esta información te permitirá detectar picos de trabajo e identificar posibles áreas de mejora.

Con los reportes de asistencia podrás ver los días y horas donde hay más personal en la oficina. Esto te ayudará a distribuir mejor las tareas y evitar tiempos muertos.También podrás detectar si hay algún día en específico donde la asistencia es baja para indagar si existe alguna razón de fondo.

Los reportes de horas extras te mostrarán cuáles son los puestos o proyectos que requieren de más tiempo para completarse. De esta forma podrás evaluar si necesitas reforzar esos equipos o si los plazos establecidos son realistas.

Finalmente, un análisis del tiempo que cada empleado dedica a sus tareas principales puede revelar diferencias significativas de productividad. Con esta información podrás determinar si algunos roles necesitan mayor formación de empleados o supervisión para alcanzar los estándares esperados.

Gestionar la productividad de tus colaboradores es fundamental para el éxito de tu negocio. Un software de RRHH como el de Sesame HR te proporcionará datos precisos para tomar decisiones informadas y construir un equipo de alto desempeño.

Ventajas de controlar la jornada laboral para las grandes empresas

Una de las principales ventajas del registro de jornada laboral de tus empleados es poder optimizar los recursos de tu empresa. No solo cumplirás con la ley. También mejorarás tu productividad laboral.

¿No tienes claro en qué más se traduce esto? Te lo explicamos a continuación.

1. Registro preciso de las horas trabajadas

Como responsable, debes asegurarte de que el sistema de registro de jornada laboral sea preciso y refleje fielmente las horas trabajadas por tus empleados. 

Esto implica contar con la información de la hora exacta de entrada y salida para poder generar informes de RRHH frente a posibles auditorías.

Si eliges un software de RRHH como Sesame HR, podrás gestionar de forma automática el registro de jornada laboral y obtener informes precisos sobre las horas trabajadas por tus empleados.

2. Visión realista de la productividad laboral

La productividad laboral es un tema complejo con muchas variables a considerar. Implementar el registro de jornada laboral te ayudará a tener una visión realista de lo que es posible lograr en tu organización.

Especialmente, porque lograrás detectar en qué tareas se invierte más tiempo e investigar posibles formas de reducir ese tiempo invertido.

3. Gestión de RRHH mejorada

El registro de jornada laboral también te ayudará a mejorar la gestión de RRHH.

Un software de RRHH integral como Sesame HR te permite digitalizar este proceso, automatizando el control de presencia y ausencias. Además, integra otras funcionalidades como la gestión de ausencias, las nóminas y la gestión del talento.

4. Fomento del teletrabajo

Con la ayuda del control horario, también te resultará más fácil fomentar el teletrabajo en tu empresa. Con esta medida, podrás reducir costes de infraestructura y aumentar la productividad de los empleados.

Eso sí, para ello deberás establecer una política de teletrabajo que defina qué puestos son elegibles y qué se espera de los empleados. Deja claro los horarios estipulados y la productividad que se espera.

5. Mayor bienestar laboral

La gestión del registro de jornada laboral es fundamental para velar por el bienestar de tus empleados. Al automatizar este proceso, podrás asegurarte de que nadie excede las horas máximas de trabajo y descansa lo suficiente, lo cual es requerido por ley.

Con un software de RRHH como Sesame HR, puedes digitalizar el registro de jornada laboral para simplificar la gestión de horarios. Tus empleados podrán fichar desde cualquier lugar mediante una app móvil, y tú tendrás acceso inmediato a informes con todos los datos. De este modo, podrás detectar posibles ineficiencias para corregirlas a tiempo.

En definitiva, digitalizar el registro de jornada es una decisión estratégica que, a la larga, se traducirá en mayor productividad, motivación y bienestar de tus empleados. Tu empresa y tu equipo te lo agradecerán.

Agiliza tu registro de jornada laboral con Sesame HR

¿Te cuesta trabajo controlar las horas que trabaja tu plantilla? La funcionalidad de registro de jornada laboral de Sesame HR te permite automatizar por completo este proceso. Tus empleados podrán fichar desde cualquier lugar simplemente usando su teléfono móvil o nuestra app web.

Además, nuestro software de recursos humanos está preparado para adaptarse a cualquier tipo de horario o calendario laboral. Gracias a nuestro registro de jornada laboral podrás olvidarte de largas tablas en Excel y de perseguir a tus empleados para conseguir sus fichajes manuales. 

Con Sesame HR todo es automático, preciso y a tu alcance con tan solo un clic. Si quieres probar una demostración de 14 días de nuestro software de RRHH, ¡no te lo pienses más!