Cómo dar de alta a un trabajador: pasos fundamentales

13 de noviembre, 2023

Dar de alta a un trabajador puede parecer una tarea sencilla. Sin embargo, requiere de ciertos pasos a seguir para no fallar. Por ello, es normal que a la hora de formalizar dicho trámite las empresas se lleven alguna que otra sorpresa

Para evitar problemas al realizar esta tarea, en este post de Sesame HR puedes conocer cómo dar de alta a un trabajador de forma sencilla. ¡Sigue leyendo para descubrir mucho más sobre gestión documental!

Cómo dar de alta a un trabajador

Toda entidad se plantea esta pregunta en algún momento, especialmente cuando es la primera vez que se contrata a un empleado. Así pues, tras todo el proceso de búsqueda y selección de personal adecuado para el puesto, habrá que plantearse ¿cómo dar de alta a un trabajador?

Para dar de alta a un trabajador es necesario conocer las fases que la propia administración ha establecido y los requisitos previos. De esta manera, se podrá realizar de forma más rápida.

Pasos fundamentales para dar de alta a un trabajador

A la hora de dar de alta a un trabajador en una compañía se deben seguir una serie de pautas. Debes tener presente que la formalización del trámite obliga a que el futuro empleado demuestre con documentación que cumple con los requisitos legales, también deja ver que tú como autónomo o representante legal haces lo propio.

De igual forma, para poder realizarlo correctamente, previamente se deben haber realizado llevado a cabo dos pasos previos que se detallarán a continuación:

Inscripción del empresario en la Seguridad Social

Uno de los requisitos previos para que una empresa pueda dar de alta a un trabajador es que cuente con un Código de Cuenta de Cotización, que se obtiene directamente de la Tesorería de la Seguridad Social. 

Dicho número sirve para identificarlo de cara con las obligaciones contractuales de los trabajadores y le da la capacidad de contratación. Para obtenerlo, se debe acudir a la Tesorería General de la Seguridad Social con el modelo cumplimentado y los documentos necesarios.

El empresario también está obligado a comunicar cualquier cambio en los datos tanto de la entidad como del propietario.

Afiliación del trabajador a contratar

Toda persona que inicie su actividad laboral deberá ser incluida en el régimen del Sistema de la Seguridad Social. Para ello, cuando comience a trabajar por primera vez deberá solicitar el número de afiliación.

Para dar de alta a un empleado, es imprescindible contar con un número de afiliación. Este destaca por:

• Ser para toda la vida.
• Es obligatorio a efectos de derechos y obligaciones.
• Es único y general para todo tipo de regímenes del sistema.
• Es un número exclusivo para cada persona.

El órgano encargado de reconocer dicha condición es la Tesorería General de la Seguridad Social, pudiendo llevarse a cabo por instancia del trabajador o empresario.

Los dos pasos anteriores deben realizarse de forma previa a la formalización del trámite, después comenzará el mismo y ya será el momento de dar de alta a un trabajador.

Solicitud de alta del trabajador

El alta es el acto administrativo por el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce que una persona inicia su actividad en una compañía y la incluye en un Régimen de la Seguridad Social. Al dar de alta a un trabajador, se debe hacer con base en la actividad que desarrolle, estableciendo los derechos y obligaciones correspondientes.

Y recuerda, dar de alta a un trabajador es obligatorio, pues es lo que permite conocer la situación real de los trabajadores.

Dicha solicitud de alta debe darse antes del inicio de la relación laboral con una antelación de hasta 60 días naturales a la fecha del alta y tiene que incluir:

• Nombre o razón social del empresario que solicita el alta.
• Código de Cuenta Cotización del empresario.
• Régimen de la Seguridad Social.
• Nombre, apellidos y domicilio del empleado
• NIF y número de la Seguridad Social del trabajador.
• Fecha de inicio de la actividad.
• Grupo de cotización en el que se sitúa.
• Tipo de contrato y coeficiente de jornada en su caso.
• Ocupación (en determinados supuestos previstos por la ley).
• Convenio o convenios colectivos.

Variaciones en las condiciones del trabajador

En caso de cualquier cambio existe un plazo de 3 días naturales para cambiarlos. Se trata de especificaciones que afecten a alguna de las siguientes condiciones laborales:

• Cambio en el tipo de contrato, coeficiente de jornada laboral o grupo de cotización.
• Fecha de variación.
• Ocupación.

Registro del contrato firmado

Una vez formalizado el contrato y tras dar de alta al trabajador en el sistema, se deben verificar los datos de la persona a contratar. Por ello, las entidades cuentan con 10 días para remitir una copia del contrato al SEPE. Si no se formaliza por escrito, es el empresario el que tendrá que hacer constar la situación a la administración.

Ingreso de las cuotas de cotización

Para acabar de dar de alta a un trabajador, deberás ingresar las cuotas a la Seguridad Social. Estas variarán según el salario que perciba la persona, las horas que cotice o las que trabaje.

Esta cuota se deberá ingresar al mes siguiente de su devengo en cualquier entidad autorizada como Oficina Recaudadora, descontando la aportación que corresponde en el momento del abono.

Tips para dar de alta a varios trabajadores

En ocasiones, las compañías pueden necesitar dar de alta a varios trabajadores a la vez. Algunos consejos para realizarlo son:

• Prepara la documentación con antelación, para asegurarte de tenerla antes de comenzar el proceso. 
• Organizar el trabajo para que puedas dar de alta a los trabajadores de manera eficiente y sin errores. Esto puede incluir crear una lista de los trabajadores que vas a dar de alta, así como los datos que necesitas de cada uno. Softwares de gestión de personal como el de Sesame HR pueden ser de gran utilidad.
• Utilizar las herramientas adecuadas y automatizadas. Más allá de la Sede Electrónica de la Seguridad Social, que ofrece el servicio de tramitación telemática de altas, existen softwares como el de Sesame HR que te apoyarán en tu gestión documental.

Siguiendo estos consejos, podrás dar de alta a un trabajador o varios de forma rápida y sencilla. Descubre muchos más consejos en nuestro blog. ¿A qué esperas para visitarlo? ¡Somos tu software de RRHH de referencia!