¿Cómo externalizar la nómina en tu empresa con ayuda de software?

17 de noviembre, 2023

¿Estás pensando en la externalización de nóminas de tus empleados para centrarte en tareas más estratégicas? Si no sabes por dónde empezar, te explicamos como encontrar un proveedor externo para que te ayude y todas sus ventajas.

También te mostraremos qué funcionalidades buscar en una solución tecnológica. Deja atrás el estrés de procesar la gestión de nóminas y gana tiempo para enfocarte en el desarrollo del talento de tu equipo. ¡Manos a la obra!

¿Qué es la externalización de nóminas?

La externalización de nóminas, también llamada outsourcing de nóminas en inglés, consiste en contratar los servicios de una empresa externa para que se encargue de gestionar las nóminas de tus empleados. Existen varias opciones por las que te puedes decantar: 

• Asesorías y gestorías, que te asignarán un asesor laboral para la preparación de nóminas.
• Softwares de nóminas, como Sesame HR que automatizan y facilitan el proceso.

Ambas opciones pueden complementarse, ya que un software como el de Sesame HR te permitirá compartir las incidencias en nómina con tu gestor. Y si lo prefieres, también puedes optar por generar las nóminas de tus empleados con nuestros expertos.

En definitiva, externalizar tu nómina es una solución inteligente que te permitirá reducir costes, evitar sanciones por impagos o errores en la nómina y centrarte en tu empresa.

¿Cómo realizar la externalización de nóminas?

Externalizar la nómina de tu empresa puede ser la solución perfecta para ganar eficiencia. Con la ayuda de un buen partner tecnológico como Sesame HR, este proceso será mucho más fácil. ¿No sabes cómo hacerlo? ¡Te explicamos todo el proceso aquí!

1. Determina tu presupuesto

Para externalizar la nómina en tu empresa, debes fijar un presupuesto realista. Analiza cuánto gastas actualmente en el proceso de nómina interno y calcula el ahorro potencial al externalizarlo. Las soluciones de software como Sesame HR ofrecen precios competitivos que pueden representar un ahorro significativo.

Compara varias opciones de proveedores de nómina. Pide datos que incluyan:

• El coste mensual del servicio.
• Tarifas por empleado.
• Funcionalidades y otras funciones adicionales.

Pide una prueba gratuita para probar el servicio antes de comprometerte a un contrato. Con un buen proveedor de software a tu lado, podrás optimizar este proceso crítico.

2. Valora qué procesos externalizar

Valorar qué procesos de nómina externalizar te permitirá automatizar aquellas tareas más críticas para tu empresa. Quizás solo quieras automatizar el cálculo de nóminas. O quizás lo que necesitas es ocuparte de todo el proceso, desde la recolección de incidencias hasta el envío de nóminas a los empleados.

Además, contarás con el soporte de profesionales especializados que te ofrecerán asesoramiento continuo y te mantendrán al día de los cambios legales. Tu único trabajo será validar la información y dar el visto bueno final.

3. Decide el tipo de externalización

Una vez que hayas evaluado proveedores y presupuestos, es hora de determinar qué modelo de externalización de nómina se adapta mejor a tu empresa. Las opciones más comunes son:

• Externalización total: delegas por completo el proceso de nómina a un proveedor externo. Requiere un buen canal de comunicación.
• Externalización parcial: gestionas parte del proceso internamente y externalizas solo ciertas tareas. Requiere más coordinación pero ganas flexibilidad.
• Solución híbrida: usas un software de nómina para automatizar y externalizas soporte y consultoría. Obtienes ahorro y experiencia.

Evalúa el nivel de servicio, experiencia, e integración que necesitas. Considera el coste, pero recuerda que un servicio de calidad y una buena relación con tu proveedor son claves para el éxito. 

4. Contrata a tu proveedor

Una vez tomada la decisión, deberás formalizar el contrato con tu proveedor. También deberás establecer los canales de comunicación e intercambio de información a usar durante todo el proceso.

Con un software de RRHH como el de Sesame HR podrás externalizar las nóminas, ganar visibilidad en el proceso y productividad sin perder el control.

5. Recopila la información necesaria

Una vez que tengas instalado el canal de gestión para externalizar las nóminas, es hora de recopilar la información necesaria en una base de datos de empleados.

Para ello, necesitarás detalles de los conceptos de nómina. Así como el tipo de contrato, las altas y las bajas de los empleados, posibles revisiones salariales…

6. Inicia la prestación de servicios

Una vez seleccionado el proveedor de software de nómina, llega el momento de iniciar la prestación de servicios. 

Deberás establecer la periodicidad con la que quieres generar las nóminas de tus empleados y establecer la fecha de pago para poder cumplir el proceso de forma puntual.

7. Solicita informes

Para externalizar las nóminas de manera eficiente, te recomendamos solicitar informes para evaluar el proceso. Una forma fácil de revisarlo es calculando el ROI de tu departamento de RRHH de forma periódica.

Además, con Sesame HR podrás generar informes de RRHH con los datos de la retribución salarial de tu plantilla. El software se encargará de realizar todos los cálculos según la información recopilada.

¿Cuándo es recomendable la externalización de nóminas?

La externalización de nóminas puede ser beneficiosa en una variedad de situaciones empresariales. Aquí hay algunas consideraciones para diferentes tipos de empresas:

• Empresas en expansión internacional: cuando una empresa se expande a nivel internacional, las regulaciones y leyes laborales varían significativamente entre países. Externalizar las nóminas te ayudará a asegurarte de cumplir con las normativas locales de cada país.
• Empresas en crecimiento: en momentos de crecimiento rápido, la gestión interna de nóminas puede volverse abrumadora. Externalizar este proceso te permitirá escalar este proceso de forma simple.
• Pequeñas empresas: para las pequeñas empresas, externalizar las nóminas puede ser beneficioso, ya que a menudo tienen recursos limitados y no cuentan con un departamento de recursos humanos. 

La externalización permite acceder a conocimientos especializados y tecnología avanzada en programas de nóminas sin la necesidad de invertir en infraestructura y formación interna.

Outsourcing de nómina: ventajas y desventajas

La externalización de nóminas ofrece varias ventajas y desventajas que es importante que consideres antes de lanzarte a contratar estos servicios.

Por la parte de las ventajas del outsourcing de nómina, te beneficiarás de:

1. Reducción de la carga de trabajo: liberarás recursos y tiempo que pueden ser utilizados en otras actividades.
2. Eliminación de errores en nóminas: reducirás la probabilidad de errores en el cálculo de salarios, impuestos y cumplimiento normativo.
3. Mayor puntualidad: los proveedores externos suelen tener procesos más eficientes, lo que conduce a una mayor puntualidad en el procesamiento de las nóminas y los pagos.
4. Escalabilidad según necesidades: podrás ajustar los servicios de acuerdo con los cambios en el tamaño o las necesidades de tu empresa.
5. Seguridad en los datos: los proveedores de outsourcing suelen tener medidas de seguridad sólidas para proteger la información confidencial de los empleados.

Outsourcing de nómina: desventajas

Por otra parte, entre las desventajas del outsourcing de nómina a las que deberás enfrentar, hablamos de:

1. Resistencia al cambio: algunos empleados o departamentos pueden resistirse a la externalización debido al cambio en los procesos internos.
2. Curva inicial de adaptación: al principio, puede haber una etapa de ajuste para integrar los nuevos procesos y sistemas externos en la empresa.
3. Falta de control en el proceso: al confiar en un proveedor externo, puedes experimentar una sensación de pérdida de control directo sobre el proceso de nómina.
4. Desajuste con las necesidades de la empresa: si el proveedor externo no entiende completamente las necesidades y los valores de la empresa, podría generar problemas de alineación.

Es esencial evaluar cuidadosamente estas ventajas y desventajas para determinar si el outsourcing de nómina es la mejor opción para las necesidades específicas de la empresa. 

En todo caso, opta siempre por una opción como Sesame HR, que te facilite el proceso de adaptación y el intercambio constante de información para resolver todas las dudas que te surjan. 

Sesame HR, tu empresa de outsourcing de nómina

Una de las mejores opciones para externalizar tu nómina es Sesame HR. Nuestra empresa de software de RRHH te ofrece un servicio integral para gestionar las nóminas de tus empleados.

Con Sesame HR, podrás:

1. Centralizar los datos de tus empleados.
2. Registrar las incidencias en nóminas.
3. Intercambiar información con tus consultores.
4. Autorizar el acceso a los datos para calcular las nóminas.
5. Realizar el envío digital de nóminas a tus empleados.

Con Sesame HR, automatizarás procesos y garantizarás la seguridad de tus datos.

Ya lo sabes. ¿Buscas una solución rápida y eficaz para tu nómina? Prueba nuestro software de RRHH durante 14 días y comprueba las ventajas de contar con un partner tecnológico de confianza para este proceso. ¡Es el momento del cambio!