Tipos de herramientas que ofrece RRHH para mejorar la productividad

27 de junio, 2023

Mejorar el rendimiento de una plantilla es uno de los puntos más importantes para toda empresa. Por eso, tu departamento de Recursos Humanos debe estar atento a las novedades en las herramientas para mejorar la productividad que existen hoy en día.

En la actualidad, se están creando nuevas aplicaciones y programas con los que optimizar la gestión del tiempo de trabajo y la organización de tu compañía. Pero se debe conocer cómo usarlos.

¿Quieres saber más sobre las herramientas y técnicas para mejorar la productividad en una empresa que existen? A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre ellas.

¿Cuáles son las mejores herramientas para mejorar la productividad?

Una de las claves para que el rendimiento sea mayor es utilizar las herramientas para mejorar la productividad que sean de calidad. Existen de todo tipo, por eso hemos querido agruparlas en función a tres ámbitos importantes: el tiempo, los proyectos y las reuniones.

¿Quieres saber más sobre cada tipo de herramienta? ¡Sigue leyendo!

Herramientas para controlar el tiempo

El control horario en el trabajo es valioso, ya que estar más tiempo no implica ser más productivo. Por ello, es recomendable que cada miembro sea consciente de lo que le dedica a cada tarea para multiplicar así sus rendimientos.

En el ámbito laboral, todo tiempo perdido implica una disminución de la productividad. Pero para mejorarlo, aquí te dejamos una lista con algunas de las herramientas para mejorar la productividad con las que puedes contar en tu compañía:

• Sesame Time: este software de control horario que posee múltiples funcionalidades como fichar, contabilizar el tiempo de cada tarea o generar informes. Asimismo, permite fichar en cualquier lugar, siendo muy interesante para entidades con personas que teletrabajan.
• Pomodoro Timer: se trata de una herramienta para mejorar la productividad basada en la técnica con el mismo nombre. Según dicho método, se debe dividir el tiempo en fases de 25 minutos separados por descansos, para incrementar la productividad de los empleados. Cada 25 minutos, se hacen pausas de 5 para desconectar, tras lo cual se retoma el trabajo con una productividad mayor.
• WasteNoTime: es una extensión de Chrome y Safari la cual bloquea el acceso a ciertas webs durante la jornada laboral. De esta forma, se evita la tentación de visitar blogs o redes sociales.

Herramientas para gestionar proyectos

La gestión de proyectos es una de las claves para el éxito de tu compañía. Para ello se debe conocer cuáles son las herramientas para mejorar la productividad de una organización. Aquí se encuentran varias de las aplicaciones más sencillas de manejar para mejorar la gestión de cada proyecto:

• Sesame HR: este software, además de servir para el control horario, crea informes de rendimiento laboral de manera sencilla. Así pues, puedes usar su gestor de tareas y proyectos, pudiendo añadir integraciones con otras aplicaciones del mercado.
• Wunderlist: esta aplicación gratuita perfecta para el móvil permite organizar y priorizar de forma muy intuitiva. Funciona a través de listados de tareas por hacer, pudiendo compartir el contenido con tu equipo, así como la información básica sobre los proyectos.
• Evernote: se trata de un programa que facilita el registro de la información más relevante, así como las ideas nuevas en formato de nota. También consiente adjuntar archivos e imágenes, de forma que se pueda encontrar de forma sencilla y cómoda toda la información sobre un proyecto.

Programas para la planificación de reuniones de trabajo

Para evitar que se solapen reuniones o que surjan algunas sin planificar, se pueden emplear diferentes softwares con los que controlar el horario y la asistencia a las mismas. Descubre algunas de ellas aquí:

• Google Calendar: con un solo vistazo se pueden ver las reuniones que hay programadas con tus diferentes equipos y organizar la agenda sin preocuparse de nada. Este programa permite sincronizarse con diferentes equipos y dispositivos.
• Calendly: ayuda a automatizar las citas y reuniones en función a los huecos que se tengan en ese momento en la agenda, ahorrando tiempo y consiguiendo que todos los asistentes puedan acudir.

Cómo utilizar las herramientas para mejorar la productividad

Las herramientas para mejorar la productividad laboral son muy útiles y pueden marcar la diferencia. Sin embargo, a la hora de emplearlas se deben tener en cuenta varios factores de las mismas.

Orden

La tecnología está llena de posibilidades, pero también puede suponer una gran distracción. Muchas veces factores como la falta de orden pueden disminuir la productividad laboral. Por este motivo, es importante desarrollar un sistema organizativo como personas y como equipo.

Las personas poco metódicas y desorganizadas consumen más tiempo buscando el material, los documentos o la información sin darse cuenta. Para evitarlo, es recomendable contar con un sistema para ordenar el entorno. Así como contar con mecanismos de almacenamiento que sean claros y sencillos.

Disciplina

Otra de las técnicas para conseguir un mejor uso de nuestras herramientas para mejorar la productividad laboral es ser disciplinado tanto en la asignación de tiempos como en la firme decisión para hacer lo que se deba. No se puede conseguir una gran productividad sin disciplina.

Planificación

La planificación es un hábito colectivo que se puede aprender y ejercitar. Esta permite simplificar y estructurar, priorizando cada tarea del proyecto. Cuando esta se soporta en una estructura ordenada y se complementa con el resto de factores, puede incrementar mucho la productividad.

Del mismo modo, será necesario contar con un buen criterio para repartir el tiempo, la atención y la energía necesaria para cada proyecto. Así, se desarrolla la habilidad de escoger las tareas a realizar.

Creatividad y autocrítica

Sin duda se tratan de dos factores imprescindibles para un correcto uso de las herramientas para mejorar la productividad. Con una buena dosis de creatividad aparecerán las ideas para enfrentar y resolver los retos.

Por otro lado, para aumentar el rendimiento tanto individual como del equipo es aconsejable revisar y evaluar de forma crítica cada cosa que se haga. Así se puede mejorar constantemente.

¿Qué se puede hacer para mejorar la productividad?

Ahora ya conoces las herramientas y técnicas para mejorar la productividad en una empresa. Para poder sacarles el mayor rendimiento te recomendamos tener en cuenta los siguientes consejos:

• Generar un buen clima laboral.
• Probar estrategias para mejorar la gestión del tiempo
• Aprovechar los momentos de mayor productividad.
• Evitar realizar varias tareas a la vez.
• Priorizar el trabajo a llevar a cabo.
• Reducir las notificaciones.

Si usas estas herramientas para mejorar la productividad en tu empresa de forma correcta, notarás un aumento de la misma. Para saber más sobre temas relacionados con nuestro software de RRHH, no dudes en visitar el blog de Sesame HR.