¿Qué es la comunicación empresarial y cuáles son las mejores prácticas?

14 de noviembre, 2023

¿Sabías que la comunicación empresarial es fundamental para construir relaciones sólidas con tus clientes y equipo? Si aún no has encontrado la manera de optimizarla, no te preocupes. 

En este artículo descubrirás qué es exactamente la comunicación empresarial y cuáles son las mejores prácticas para implementarla con éxito en tu negocio. Y recuerda, en Sesame HR te ayudaremos con nuestra propia funcionalidad de comunicación interna. ¡Quédate para saber más!

¿Qué es la comunicación empresarial?

La comunicación empresarial se refiere al intercambio de información y conocimientos dentro de una organización y entre esta y su entorno externo. Es un proceso clave que implica la transmisión de mensajes relevantes para el funcionamiento eficiente de la empresa.

La comunicación de empresa busca establecer canales efectivos para compartir información. Todo para facilitar la toma de decisiones, promover la cohesión entre los miembros del equipo y gestionar la reputación de la empresa.

Tipos de comunicación en una empresa

La comunicación empresarial se categoriza en dos tipos principales, cada uno con distintos niveles y enfoques.

La comunicación interna se concentra en el intercambio de información dentro de la organización, facilitando la coordinación entre sus miembros. Esta se divide en:

1. Comunicación descendente: fluye desde los niveles superiores de la jerarquía hacia los inferiores. Aquí se incluyen directrices, objetivos y políticas transmitidas por la dirección a los empleados.
2. Comunicación ascendente: se mueve desde empleados o niveles inferiores hacia los superiores. Incluye retroalimentación, informes de progreso y sugerencias.
3. Comunicación horizontal: ocurre entre personas o departamentos en el mismo nivel jerárquico. Facilita la colaboración y resolución de problemas entre equipos o áreas funcionales.

Por otra parte, la comunicación externa implica la interacción de la empresa con partes externas a la organización y se divide en:

1. Comunicación estratégica: se enfoca en el posicionamiento respecto a la competencia en el mercado.
2. Comunicación operativa: relacionada con las interacciones diarias de la empresa con el entorno externo para llevar a cabo sus operaciones comerciales. Involucra comunicación con clientes, proveedores y otras partes interesadas en transacciones comerciales.
3. Comunicación de reconocimiento de marca: su objetivo es fortalecer el reconocimiento de la marca en el mercado. Se lleva a cabo mediante estrategias publicitarias, relaciones públicas y marketing.

Tanto la comunicación interna como la externa son vitales para el funcionamiento efectivo de una organización, asegurando la cohesión interna, la gestión de relaciones externas y la construcción de una identidad corporativa sólida.

Funciones de la comunicación empresarial

Gestionar correctamente la comunicación empresarial tiene un porqué. Y es que es la clave para que cumplas con las siguientes funciones:

• Informar a la plantilla: debes mantener a tus empleados al tanto de los cambios en la empresa, nuevas políticas, etc.
• Motivar a los trabajadores: reconocer el trabajo de tus empleados, celebrar sus logros y transmitirles motivación, mejorará su satisfacción laboral.
• Definir las políticas de trabajo: explicar claramente las normas, valores y procedimientos de la empresa para evitar malentendidos y aumentar la eficiencia.
• Mejorar el flujo de información: promover canales de comunicación como reuniones periódicas y encuestas de clima laboral, facilita el intercambio de ideas.
• Impulsar la productividad laboral: una comunicación eficaz se traduce en mayor productividad, ya que tus empleados comprenderán mejor sus funciones y objetivos.

Invertir en herramientas como Sesame HR te permitirá potenciar estos procesos de comunicación empresarial de forma sencilla y efectiva. De esta manera, podrás hacer crecer tu empresa y aumentar la rentabilidad.

Buenas prácticas de comunicación empresarial

Comunicar eficazmente con tu equipo puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu empresa. Por eso, te traemos algunos consejos para mejorar la comunicación empresarial.

1. Conocer la empresa y su contexto

Para fomentar una buena comunicación empresarial, debes conocer a la perfección tu empresa y equipo. ¿Qué objetivos tenéis? ¿Cuáles son vuestras fortalezas y debilidades? ¿Cómo es la cultura empresarial? ¿Qué necesidades tienen tus stakeholders?

Estudia a tu plantilla, sus características y motivaciones. De esta forma, podrás diseñar una estrategia de comunicación interna a la medida de tu organización. 

2. Tener unos objetivos SMART

Una buena comunicación empresarial requiere objetivos claros. Tus metas deben ser:

• Específicas: define exactamente qué quieres lograr. 
• Medibles: los objetivos deben ser cuantificables para poder medir el progreso.
• Alcanzables: los objetivos ambiciosos están bien, pero asegúrate de que sean realistas.
• Relevantes: los objetivos deben estar alineados con la estrategia general de tu empresa.
• Limitadas en el tiempo: establece plazos para completar tus objetivos. Fechas límite trimestrales o anuales ayudan a mantener la responsabilidad.

Por ejemplo, un objetivo SMART de comunicación empresarial podría ser incrementar un 20% el tráfico hacia tu web en un trimestre.

Definir objetivos SMART es clave para una comunicación empresarial efectiva. Comunícalos a tu equipo y revísalos regularmente. De esa manera, podrás medir el progreso.

3. Diseñar un plan de comunicación

Para tener éxito, necesitas diseñar un plan de comunicación efectivo. ¿Pero como tiene que ser para que funcione de verdad? Para establecer una estrategia bien pensada y que llegue a tus empleados y clientes, deberás:

1. Definir los objetivos: determina qué quieres lograr para enfocar tus esfuerzos.
2. Identificar los públicos: ¿a quién quieres llegar? Tus empleados, clientes, accionistas, etc. Cada grupo requiere un enfoque diferente.
3. Seleccionar los canales: elige los mejores canales para cada público, como correo electrónico, redes sociales o boletines. Usa una mezcla de medios digitales y físicos.
4. Diseñar los mensajes: adapta el contenido y el tono a cada audiencia. Haz que tus mensajes sean claros, concisos y coherentes en todos los canales.
5. Evaluar y optimizar: analiza qué funciona y qué no. Realiza cambios para mejorar la eficacia de tu estrategia de comunicación.

Siguiendo estos pasos, tu plan de comunicación quedará bien estructurado para poderlo implementar de forma efectiva.

4. Contar con herramientas de comunicación empresarial

Hoy en día existen plataformas que te permiten gestionar y centralizar la comunicación de tu empresa. Al implementar una herramienta específica para este fin, podrás aumentar la productividad laboral de tus empleados y la eficiencia en los procesos.

Con un software de comunicación empresarial, tendrás un lugar donde almacenar y compartir documentos, crear flujos de trabajo, publicar anuncios y manejar proyectos. De esta forma, la información siempre estará disponible y actualizada para quien la necesite. 

Invertir en una buena herramienta de comunicación interna te permitirá tener un mejor control sobre lo que sucede en tu empresa y tomar decisiones más acertadas.

5. Tener en cuenta la opinión de los empleados

Escucha a tus trabajadores, comprende sus necesidades y acompáñalos en el camino, haciéndolos triunfar. Tampoco te olvides de comunicar las razones detrás de las decisiones y de compartir toda la información relevante que afecta a toda la organización. 

Si rompes barreras, abogas por la plena confianza en el equipo y la responsabilidad personal de cada uno, te mostrarás más comprometido con tus empleados.

Errores de comunicación empresarial

Los errores en la comunicación empresarial pueden obstaculizar el flujo de información eficiente y efectivo tanto dentro como fuera de la organización. Aquí tienes una lista de errores comunes en este ámbito:

• No comprender el contexto: fallar en comprender el entorno empresarial, las necesidades y expectativas de los stakeholders internos y externos puede llevar a una comunicación mal enfocada.
• No preparar la estrategia: la falta de una estrategia clara y coherente puede generar mensajes inconsistentes, confusiones y falta de alineación con los objetivos de la dirección de la empresa.
• No contar con los canales adecuados: la elección incorrecta o la falta de diversidad en los canales de comunicación puede limitar la difusión efectiva de información. Esto puede provocar que los mensajes no lleguen a todos los destinatarios relevantes.
• No medir la efectividad: no medir los resultados de la comunicación empresarial puede ser contraproducente. La falta de seguimiento impide identificar áreas de mejora y ajustar las estrategias de comunicación según sea necesario.
• Falta de asertividad: la incapacidad para comunicar mensajes de manera clara y respetuosa puede generar malentendidos, conflictos y falta de claridad en la transmisión de información.

Evitar estos errores requiere una comprensión profunda del contexto empresarial, una planificación estratégica sólida y la selección adecuada de canales de comunicación.

Mejora tu comunicación empresarial con Sesame HR

La comunicación empresarial es fundamental para el éxito de tu compañía. ¿Cómo puedes mejorarla? Con herramientas como el software de gestión de personal de Sesame HR, podrás comunicarte con tus empleados de forma sencilla y efectiva. 

Podrás publicar anuncios importantes, compartir documentos y organizar la reserva de salas. Tus trabajadores se mantendrán al día de todo lo que sucede en la empresa y se sentirán más involucrados.

Si estás listo para llevar tu empresa al siguiente nivel, una solución de software de RRHH podría ser justo lo que necesitas. Puedes resolver todas tus dudas en nuestra sección de recursos. ¡Así que sigue navegando para saber más!