Gestión de turnos de trabajo eficiente: ¿cómo simplificarla?

3 de enero, 2024

¿Estás cansado de las interminables hojas de cálculo para gestionar turnos de trabajo de tus empleados? No temas, existe una solución.

Te mostraremos cómo son las mejores herramientas y estrategias para simplificar la gestión de turnos en tu empresa. ¡Sigue leyendo y optimiza los horarios de trabajo hoy mismo!

Herramientas para gestionar turnos de trabajo

Para gestionar turnos de trabajo en tu empresa, es importante contar con una herramienta adecuada que se adapte a tus necesidades.

Al elegir un software para gestionar calendarios de turnos, hay algunas características clave que debes tener en cuenta.

Facilidad de uso

La herramienta debe tener una interfaz intuitiva y fácil de usar, tanto para los empleados como para los administradores. Esto te ayudará a maximizar la adopción y el uso eficiente.

Además, debe permitirte programar turnos semanales o mensuales por adelantado, aplicando reglas de negocio para optimizar la cobertura.

Accesibilidad

Los empleados deben poder acceder fácilmente a la aplicación desde cualquier dispositivo y lugar.

Esto permite consultar y gestionar turnos desde cualquier parte. Un detalle muy importante si cuentas con varios centros de trabajo o si optas por el trabajo a distancia.

Integración

La capacidad de integrarse con otras aplicaciones del negocio, como el sistema de nómina o el calendario corporativo, es esencial para un flujo de trabajo optimizado.

Poder personalizar la aplicación y ajustarla a las necesidades específicas del negocio es clave para maximizar la eficiencia.

Gestión de solicitudes

Los empleados deben poder enviar solicitudes de cambio de turno o ausencias, y los administradores aprobarlas o rechazarlas fácilmente.

Para ello recibirás notificaciones automáticas por correo electrónico o mensaje cuando se producen cambios en los turnos ayudan a mantener a todos actualizados.

Generación de informes

Tu software debe permitirte acceder a datos en tiempo real sobre horas trabajadas, costes y métricas de productividad que son esenciales para la toma de decisiones.

Además, debe permitirte exportar los informes de RRHH para poderlos compartir.

Seguridad de datos

Para acabar, la aplicación debe garantizar la protección de datos sensibles cumpliendo con la normativa vigente.

Al seleccionar una herramienta para gestionar turnos con estas características, podrás simplificar enormemente este proceso en tu organización.

Estrategias efectivas para gestionar turnos de trabajo

Gestionar turnos de trabajo de forma eficiente puede ser todo un reto, especialmente si tu empresa tiene horarios flexibles u operas 24/7.

Pero con las estrategias adecuadas, es posible simplificar este proceso y mejorar la motivación laboral de los empleados.

• Planifica con antelación. Elabora los turnos con al menos 2-4 semanas de antelación para dar tiempo suficiente a que los empleados se organicen.
• Optimiza el proceso. Utiliza un software de RRHH como el de Sesame HR para automatizar en lo posible la creación y gestión de los horarios. Esto agiliza el proceso y reduce errores.
• Sé flexible dentro de unos límites. Permite cierta flexibilidad para que los empleados puedan hacer cambios puntuales en los turnos. Pero establece unas normas claras sobre los cambios permitidos.
• Equilibra las cargas de trabajo. Alterna turnos exigentes con otros más llevaderos para no sobrecargar siempre a los mismos empleados.
• Atiende las preferencias individuales cuando sea posible. Tener en cuenta las necesidades y preferencias de los empleados respecto a los turnos aumenta el compromiso.
• Comunica los cambios con tiempo. Si debes modificar un turno que ya estaba fijado, avisa con el máximo tiempo posible al empleado afectado.
• Revisa periódicamente que el sistema funcione. Evalúa regularmente que los turnos cubren las necesidades del negocio y que los empleados están satisfechos. Haz ajustes si fuera necesario.

Con estas estrategias y la herramienta adecuada, gestionar turnos de trabajo en tu empresa será más sencillo y eficiente. Tus empleados lo agradecerán.

Buenas prácticas para gestionar turnos de trabajo

Gestionar turnos de trabajo de forma eficiente puede ser todo un reto. Sin embargo, siguiendo algunas buenas prácticas puedes simplificar enormemente esta tarea.

Te traemos algunos consejos para mejorar la gestión de turnos en tu empresa.

1. Evalúa las necesidades del negocio

Analiza los patrones de demanda de clientes para identificar los momentos de mayor y menor actividad. Esto te permitirá ajustar los turnos para tener más personal cuando más se necesita.

Consulta con los jefes de cada área sobre sus requisitos de dotación de personal según el día y la hora.

Y para acabar, ten en cuenta eventos especiales, vacaciones y otros factores que puedan alterar las necesidades habituales.

2. Diseña turnos que se adapten a tus empleados

Ofrece flexibilidad para que los empleados puedan elegir sus preferencias de horario cuando sea posible. Esto aumenta la satisfacción.

Evita turnos excesivamente largos que provoquen fatiga y reduzcan la productividad. En ese aspecto, recuerda respetar siempre los descansos obligatorios entre turnos.

Además, respeta las obligaciones externas de los empleados, como horarios escolares de los hijos.

3. Usa tu software de RRHH de forma estratégica

El software de gestión de personal puede automatizar la programación de turnos según tus reglas y necesidades.

Esto permite a los empleados gestionar sus turnos y solicitar cambios a través de su autoservicio, reduciendo la carga administrativa.

Lo que te dará visibilidad inmediata sobre disponibilidad de personal y vacantes de turnos.

Y no te olvides de generar informes y métricas para analizar la eficiencia de los turnos. Especialmente, en lo que absentismo laboral se refiere.

4. Establece un proceso para cambios y sustituciones

Deja siempre claro a quién deben dirigirse los empleados si necesitan solicitar un cambio de turno o encontrar un sustituto.

Establece un plazo límite para realizar estas solicitudes con el fin de organizar los turnos con antelación.

Y revisa y aprueba las solicitudes de forma rápida y transparente.

Siguiendo estos pasos podrás optimizar la gestión de turnos en tu empresa, incrementando la productividad laboral de tu negocio.

Gestionar turnos de trabajo con Sesame HR

En la actualidad, gestionar turnos de trabajo puede convertirse en una tarea compleja y llevar mucho tiempo si no se tiene la herramienta adecuada.

Por ello, contar con un software de RRHH como Sesame HR puede simplificar enormemente este proceso.

• Con Sesame HR es sencillo crear distintos tipos de turnos y aplicar restricciones específicas para cada uno. Puedes establecer turnos fijos, rotativos, etc. Adáptate a las necesidades de tu negocio.
• El software te permite asignar los turnos correspondientes a cada empleado y centro de trabajo. De esta forma, ahorrarás mucho tiempo al no tener que asignar cada turno manualmente.
• Los empleados pueden consultar sus turnos desde la app móvil en cualquier momento. Esto mejora la comunicación y transparencia.
• Podrás monitorizar el cumplimiento de los turnos y llevar un control horario por cada empleado. Esto es esencial para el correcto cálculo de nóminas.
• La herramienta de People Analytics te ofrece datos en tiempo real de absentismo, cumplimiento de turnos, bolsa de horas extra y más. Muy útil para la toma de decisiones.

En definitiva, con Sesame HR automatizarás por completo la gestión de turnos, reduciendo drásticamente el tiempo invertido en esta tarea.

Tus empleados estarán siempre al día de sus turnos y horarios, y tú tendrás un control total sobre las horas trabajadas para un correcto cálculo salarial.

Si quieres simplificar la gestión de turnos en tu empresa, ¡prueba Sesame HR gratis durante 14 días! Nuestro equipo de expertos te asesorará para configurar tu software de RRHH de confianza.