Protocolo del canal de denuncias: ¿cómo crearlo en grandes empresas?

17 de enero, 2024

¿No sabes cómo crear un protocolo del canal de denuncias para que sea efectivo? En las grandes empresas, es muy difícil estar al tanto de todo lo que pasa. Por eso, es de vital importancia que habilites este tipo de herramientas.

En este artículo te explicaremos paso a paso cómo implementar un canal de denuncias para empresas que proteja a todos tus empleados y te evite posibles conflictos legales. ¡Allá vamos!

¿Qué es un protocolo del canal de denuncias?

En España, la Ley 2/2023 obliga a las empresas con más de 50 trabajadores a implementar un canal de denuncias interno.

Para ello, necesitarás un protocolo del canal de denuncias. De esta forma, podrás estipular cómo se debe utilizar este mecanismo. Esto es de vital importancia, ya que permite a empleados, clientes o proveedores reportar comportamientos ilegales o antiéticos en una organización.

Este protocolo del canal de denuncias garantiza un entorno de trabajo seguro, previene delitos y protege a los denunciantes de posibles represalias gracias a la protección de la confidencialidad de los empleados.

Por lo tanto, un buen protocolo debe:

1. Garantizar los reportes anónimos. La información compartida a través del buzón de denuncias laborales debe mantenerse privada y segura.
2. Estipular una investigación exhaustiva. Es importante analizar a fondo cada denuncia para determinar su veracidad y aplicar las medidas correctivas necesarias.
3. Proteger al denunciante. La empresa debe asegurar que no habrá represalias contra ninguna persona que reporte de buena fe una conducta indebida.
4. Facilitar la comunicación de las resoluciones. Los empleados deben estar informados sobre el resultado de las investigaciones y las acciones tomadas. Esto demuestra el compromiso de la compañía con la transparencia y la rendición de cuentas.

Si quieres ampliar la información, te lo explicamos al detalle en la siguiente guía de canal de denuncias para empresas. ¡Descárgala!

Cómo crear un protocolo del canal de denuncias en tu empresa

Ya lo sabes, para cumplir con la Ley 2/2023 en España, deberás implementar un canal de denuncias interno.

Si quieres asegurar que tu organización cumple con esta directiva, aquí te explicamos cómo crear un protocolo del canal de denuncias efectivo.

1. Definir el propósito y alcance

Lo primero es establecer el objetivo de tu protocolo del canal de denuncias. Por lo general, se centra en permitir que los empleados reporten de forma confidencial conductas ilegales o que violen las normas éticas de la empresa.

Pero también puedes especificar protocolos concretos para proveedores, clientes y socios comerciales.

2. Garantizar el anonimato y la confidencialidad

Uno de los aspectos clave de un buen canal de denuncias es proteger la identidad del denunciante.

Para ello, deberás verificar que la plataforma escogida cuente con parámetros como:

• Proveedor del servicio.
• Protocolo de seguridad web.
• Formularios seguros.
• Identificaciones anónimas por caso.

Ya lo sabes. Debes asegurar que las quejas se pueden presentar de forma anónima y confidencial sin temor a represalias.

3. Definir el proceso de gestión de denuncias

Es importante establecer paso a paso en tu protocolo del canal de denuncias cómo se manejarán las quejas recibidas. Esto incluye:

1. Quién recibirá y revisará las denuncias.
2. Cómo se investigarán las acusaciones de forma justa e imparcial.
3. Plazos para completar las investigaciones y tomar medidas correctivas.
4. Cómo se protegerá al denunciante contra posibles represalias.
5. Cómo se informará al denunciante del resultado de la investigación, en la medida de lo posible dada la confidencialidad.

Para ello, es importante respaldarse de herramientas seguras, como el software de gestión de personal de Sesame HR.

4. Capacitar a los empleados y difundir la política

Finalmente, debes establecer qué pasos vas a seguir para capacitar a tus empleados sobre el uso correcto del canal de denuncias.

También deberás difundir tu política de whistleblowing para que todos la conozcan. Esto maximizará su efectividad y beneficios.

Con los pasos indicados, podrás implementar un protocolo del canal de denuncias integral.

Beneficios de desarrollar un protocolo de canal de denuncias

Desarrollar un protocolo del canal de denuncias en tu empresa puede reportar grandes beneficios. Algunos de los principales son:

Cumplimiento normativo

Tener un protocolo del canal de denuncias te ayuda a cumplir con la ley 2/2023.

De este modo, evitas sanciones por parte de los organismos reguladores.

Mejora del clima laboral

Un buen protocolo del canal de denuncias permite detectar situaciones de acoso, discriminación u otras conductas inadecuadas que perjudican el buen clima laboral.

Al solucionar estos problemas, se consigue que los empleados se sientan más valorados y satisfechos.

Reducción de riesgos

Un buen protocolo del canal de denuncias activa el sistema de alerta temprana en tu empresa. Lo que te permite detectar y solucionar problemas antes de que se agraven.

Esto disminuye el riesgo de demandas, bajas por estrés o ansiedad, y otros perjuicios para los empleados y la empresa.

Mejora de la productividad laboral

Al solventar situaciones que perjudican el buen funcionamiento de los equipos y el rendimiento individual de los trabajadores, la productividad laboral de la organización aumenta.

Los empleados rinden más y mejor cuando pueden desarrollar su trabajo en un entorno adecuado.

Reputación como empleador

Cuando dispones de un protocolo del canal de denuncias para prevenir y solucionar problemas, generas una buena reputación como lugar de trabajo.

De esta manera, facilitas la captación y retención de talento en tu empresa.

Transparencia y buen gobierno

Contar con un protocolo del canal de denuncias y compartirlo con la plantilla, transmite una imagen de empresa comprometida con la transparencia y las buenas prácticas de gobierno corporativo.

Esto genera también una confianza que va más allá. Y llega hasta los inversores, los clientes y los socios comerciales.

Protocolo de canal de denuncias con Sesame HR

En Sesame HR te ofrecemos una herramienta para implementar un canal de denuncias corporativo en tu empresa.

Sin duda, la mejor forma de acompañar a un buen protocolo del canal de denuncias, ya que tendrás disponible:

• Diferentes opciones de identificación. Los trabajadores pueden optar por presentar un informe de manera anónima o revelando su información personal. Podrás resguardar a los empleados que decidan notificar conductas inapropiadas.
• Identificación por caso. Cada usuario será asignado con un identificador único para identificar su caso. A través de este identificador, se mantiene un registro detallado de cada incidente comunicado por medio del sistema de reporte.
• Seguimiento privado por caso. Gracias al identificador, se permite el acceso al sistema de reporte empresarial para dar seguimiento a su estado. Evitarás la divulgación no necesaria de información delicada.
• Establecer un responsable. Solo el responsable del sistema tendrá la capacidad de gestionar los informes. Establece un encargado en la administración del sistema de reporte y refuerza la confidencialidad de todas las partes involucradas.

En conclusión, un protocolo del canal de denuncias efectivo es fundamental para crear un entorno de trabajo seguro, ético y productivo.

Con herramientas como Sesame HR para gestionar las denuncias de forma confidencial y eficiente, puedes transformar la cultura de tu compañía.

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