¿La autorización al envío de nóminas a empleados por email es obligatoria?

programa de nóminas para pequeñas empresas

Puede que en tu empresa mes tras mes se repita una escena muy común: el desfile de trabajadores frente a administración en busca de sus nóminas. Bajo la normativa legal, se les exige a las compañías entregar mensualmente, o, según la periodicidad de los pagos, dicho documento a todos los asalariados que allí laboren. Sin embargo, actualmente existen otras alternativas para lo que es el envío de nóminas a empleados.

Una de estas alternativas puede ser el caso del envío de nóminas a través del correo electrónico. Un programa de nóminas para pequeñas empresas, también medianas o grandes, puede llegar a ser una herramienta útil para esta gestión. Tal es el caso de Sesame, un software de gestión empresarial que ayuda a ahorrar tiempos y costes con a través de sus funcionalidades. Sigue leyendo para que aprendas cómo dicho programa puede ayudarte con este tema.

¿Es obligatorio tener una autorización para el envío de nóminas a empleados por email?

Siempre ha existido una polémica sobre la solicitud por parte de las empresas del correo electrónico o del teléfono móvil del trabajador. Existen varias sentencias de los tribunales en las que se considera que esos datos no son estrictamente necesarios para la realización del contrato y la prestación de sus servicios por los trabajadores.

Se puede catalogar como abusiva la cláusula del contrato que obligue a los trabajadores a aportar estos datos. Para poder enviarle al empleado la nómina a través de correo electrónico, es necesario que este haya dado su consentimiento expreso para dicha acción. Por esta razón, en el caso de usar el email, se debe establecer un modelo de autorización para el envío de las nóminas por esta vía.

No obstante, dentro de este ámbito laboral, debido a la situación de desigualdad en la que se encuentra el trabajador respecto al directivo, en diversos informes de la AEPD y del Comité Europeo de Protección de Datos se ha considerado insuficiente ese consentimiento. Básicamente se considera que no existe el requisito de la libertad, exigido por el propio RGPD para tener un consentimiento que sea válido.

Por tanto, para estimar válido el consentimiento del trabajador para tratar su correo electrónico personal para enviarle las nóminas mensuales, la propia compañía debe facilitarle otro medio alternativo para el envío de dichas nóminas. Las cuales no tengan que aplicar el tratamiento de dicho email.

Aunque hay que destacar que, lo que más se recomienda, es tratar de formalizar a través de todas las vías legales posibles la solicitud del envío de nóminas a través del correo electrónico. Ya que es algo que la mayoría de empresas están adoptando debido a la cantidad de personas que están trabajando a distancia a raíz de la pandemia.

¿Puedo enviar las nóminas vía correo electrónico?

En la actualidad que estamos viviendo, cada vez son más las empresas que optan por enviar documentos a través del correo electrónico. Esto, gracias a que casi la totalidad de los empleados a estas alturas debe contar con una cuenta ya creada. A continuación, conoce un poco sobre sus ventajas

  • Reduce la pérdida de tiempo: El envío es más eficiente, no hay que realizar labores de almacenamiento en archivos. También permite tener un ahorro de espacio físico y olvidar el tiempo dedicado a la firma de la nómina.
  • Ahorro en costes: Gracias a que ya no se tiene que imprimir en papel, no se gasta dinero en papel, tinta, tiempo del personal, etcétera.

La propia legislación laboral se refiere al recibo de los salarios en el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores. Dice lo siguiente:

Artículo 29.1. Párrafo 2º “La documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo. El recibo de salarios se ajustará al modelo que apruebe el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, salvo que por Convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otro modelo que contenga con la debida claridad y separación las diferentes percepciones del trabajador, así como las deducciones que legalmente procedan”.

Artículo 29.4. ‘’El salario, así como el pago delegado de las prestaciones de la Seguridad Social, podrá efectuarlo el empresario en moneda de curso legal o mediante cheque u otra modalidad de pago similar a través de entidades de crédito, previo informe al comité de empresa o delegados de personal”.

Como pudimos notar, en el artículo citado no se hace ninguna referencia a que el recibo de salarios deba entregarse al empleado en formato papel obligatoriamente.

Alternativas para el envío de nóminas a empleados

Como ya lo pudiste notar, puedes contar con el beneficio del envío de nóminas a través de email sin el miedo de tener problemas con la ley. Para cumplir con esta tarea, múltiples empresas han optado por utilizar softwares para el envío automático de las nóminas.

En este tema, Sesame puede ayudarte sin ningún problema. A través de esta herramienta digital podrás combinar diferentes funcionalidades y realizar la gestión de los procesos de rrhh mucho más fácil y rápida. En tan solo minutos tus empleados podrán tener su nómina en la bandeja principal de su correo, con presionar solo algunos clics. Atrévete a descubrir la verdadera ventaja de la transformación digital en tu empresa.

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