Cómo gestionar las reuniones online entre equipos de trabajo

30 de octubre, 2023

El teletrabajo o trabajo en remoto es cada vez más común, por lo que es normal que las empresas cuenten cada vez más con este tipo de personal. Por ello, es frecuente contar con múltiples reuniones online de todo tipo.

Pero, ¿cómo se hace una buena gestión de reuniones online? Aquí te dejamos todo lo que tienes que saber al respecto para ponerlo en marcha en tu compañía. ¡Sigue leyendo para saber más sobre gestión de personal!

Cómo gestionar las reuniones online

Gestionar reuniones online puede ser más complicado de lo que parece. Para aprovechar más eficazmente cada minuto es aconsejable contar con un buen método que aporte soluciones productivas.

Para ello, es interesante seguir una serie de pasos para gestionar las reuniones online que puedan surgir y hacer que el flujo de trabajo sea más sencillo, como los siguientes:

Planificar las reuniones con tiempo

Las reuniones online pueden surgir por un imprevisto, pero muchas veces pueden planificarse con cierta antelación. La finalidad de las mismas suele ser poner al día a miembros del equipo o departamento, por lo que se debe tener en cuenta la zona horaria en la que se encuentran, especialmente en aquellas empresas que están en varios países. También pueden servir para reuniones one to one.

Si los equipos se encuentran repartidos por diferentes zonas horarias, las reuniones online deben planificarse para encuadrarlas en un horario que vaya bien para cada una de las partes. A cada una de ellas habrá que avisarlas con cierto tiempo para que pueda organizarse.

Establecer un protocolo 

A la hora de realizar cualquier tipo de encuentro, incluidas las reuniones online, se deben establecer unas pautas y normas a seguir para que la conversación fluya de forma natural, evitando que se pierda el hilo.

De igual manera, para gestionar reuniones online se debe determinar el tiempo que durará de una manera aproximada para así poder revisar todos los puntos necesarios sin que sean demasiado largas.

Comunicar siempre cuál es el objetivo de la reunión

Lo ideal para que cada participante pueda adaptarse es que se informe a todos de cuál es el objetivo de la misma. De esta forma, se pueden preparar para aportar cada uno su punto de vista de forma profesional.

Todas las entidades, independientemente del sector, deben adaptar la gestión de equipos al teletrabajo, marcando los objetivos e indicadores clave a la hora de trabajar desde casa o en remoto.

Identificar los puntos clave de la reunión y el orden

Antes de convocar a los miembros del equipo para una reunión online, se deben establecer cuáles son las partes de la misma y la estructura que se va a seguir. Asimismo, se debe saber qué empleados tienen que estar presentes en la reunión y cómo tienen que intervenir, así como los materiales necesarios para exponer los temas a tratar.

Durante todo el tiempo de la reunión online se debe incentivar la participación y crear un buen ambiente para que todos puedan sentirse involucrados. Todo ello ayudará a mantener el foco de la misma sin que las personas que intervienen se desvíen del tema.

Contar con un software de gestión de reuniones online

En la actualidad, se pueden encontrar múltiples herramientas que permiten aumentar la productividad y los recursos para trabajar desde casa y fomentar el trabajo en equipo. Algunos de los factores importantes son: la comunicación interna o la buena planificación de proyectos.

Contar con un buen software de gestión de personal como el de Sesame HR puede ayudar a gestionar las reuniones online y los equipos de trabajo en remoto de forma eficaz.

Estas herramientas deben ser las adecuadas y asegurar tanto la seguridad como la privacidad para evitar ciberataques que puedan surgir.

Recoger feedbacks 

Para mejorar tanto en la organización como en la gestión de las reuniones online, se debe recoger información sobre cómo ha ido la reunión, el objetivo planteado o las prioridades establecidas. 

Así, la empresa puede conocer si las reuniones están siendo usadas de forma óptima o no y cómo mejorarlo. De igual forma, es aconsejable mandar un resumen de la reunión al final a cada participante.

Ventajas de saber gestionar las reuniones online

Las reuniones online han ganado popularidad en los últimos años debido a la creciente globalización y la necesidad de conectar a personas de todo el mundo. Saber gestionarlas de forma eficaz puede ofrecer una serie de ventajas, tanto para los participantes como para la organización. Entre ellas están:

Beneficios para los trabajadores

• Flexibilidad: permiten a los participantes conectarse desde cualquier lugar, lo que les brinda mayor flexibilidad y libertad.
• Ahorro de tiempo y dinero: al reducir los costes de viaje y alojamiento, así como el tiempo dedicado a desplazarse.
• Mayor accesibilidad para todos: facilita la participación de personas con discapacidades o que se encuentran en zonas remotas.

Ventajas para la organización

• Mejora de la comunicación interna: las reuniones online fomentan la comunicación entre los participantes, donde todos tendrán la misma oportunidad de participar.
• Mayor productividad: suelen ser más eficientes que las reuniones presenciales, ya que se elimina el tiempo dedicado a desplazarse. Una mayor productividad se traduce en más eficiencia y rentabilidad para la empresa.
• Facilita la colaboración entre equipos: las personas de diferentes departamentos o ubicaciones podrán colaborar de forma más sencilla, pudiendo hablar con la persona indicada directamente sin necesidad de un intermediario.
• Costes reducidos al disminuir los gastos generales de la empresa. Simplemente, se necesita un ordenador y conexión a internet. 
• Mejor organización: al poder conocer quienes son los asistentes, la duración de la misma o que cada uno tenga a disposición anotaciones automáticas, transcripciones e incluso traducciones si es necesario.
• Ayudan a crear un clima laboral saludable en el entorno virtual, donde los empleados pueden conectarse y conocerse mejor a través del chat y los mensajes.
• Las reuniones online permiten compartir, ver e intercambiar archivos con el resto de personas de forma transparente, segura y rápida.
• Se pueden tener profesionales internacionales, estableciendo conexiones con personas de todo el mundo que de otra forma sería difícil llegar hasta ellas, al no haber barreras geográficas.

Las reuniones online son una herramienta muy útil si se emplea de forma correcta. Para saber más sobre cómo gestionar un equipo online, ¡échale un vistazo a nuestro blog! Somos tu software de RRHH de referencia.