Qué tipo de dietas laborales se pueden implementar en las empresas

28 de marzo, 2023

En el momento en que un trabajador tiene que desempeñar su trabajo fuera de su espacio, la empresa tiene la obligación de abonar unas dietas laborales, conocidas también como viáticos.

Un ejemplo es cuando el empleado debe reunirse con un cliente que se encuentra en otra provincia, o que estando en la misma ciudad, debe acercarse a verlo y ello supone un traslado extra.

En este artículo se van a analizar todo lo relacionado con este tipo de dietas para que sepas cuándo tus trabajadores van a tener derecho a solicitarlas, cómo tienen que hacerlo y la manera en que las pueden cobrar. Sigue leyendo si te interesa este tema.

¿Qué son las dietas laborales?

¿Te preguntas qué son las dietas laborales? Debes saber que son las cantidades económicas que se añaden al salario del trabajador cuando este debe desplazarse, por motivos laborales, de su lugar de trabajo habitual.

Se trata de una compensación que se ejecuta para que un empleado haga frente a los gastos de transporte, comida o alojamiento adicionales. Para llevar su correcto seguimiento, se hace indispensable un buen gestor documental.

¿Qué tipo de dietas laborales puedes implementar?

Una vez que ya conoces lo que son las dietas laborales, la siguiente pregunta que seguramente te plantearás es cómo se calculan las dietas laborales. Lo primero que tienes que saber es que existen diferentes tipos.

Por un lado, están los gastos de kilometraje o desplazamiento. Aquí están incluidos:

• Los billetes de tren, autobús y avión.
• El combustible.
• La factura del taxi.
• El pago de aparcamientos y de peaje.
• Los bonos de transporte público.
• El mantenimiento del vehículo particular del trabajador.

En este último caso, hay que aclarar que no se incluye el consumo que implica acudir desde el hogar al sitio de trabajo.

Por otra parte, están los gastos de estancia y alojamiento. En este caso, cabe distinguir entre las dietas laborales que compensan todas las comidas. Y, en muchas ocasiones, el alojamiento, y las medias dietas.

En estas solamente se van a incluir o bien la comida o bien la cena que se realice fuera del centro laboral. En lo que se refiere a la estancia, si el trabajador tiene que pasar una noche fuera por motivos de trabajo, como empresario te corresponderá compensar los gastos.

En todo caso, se hace indispensable recabar todos los tickets de gastos para poder hacer las comprobaciones oportunas.

¿Cómo se abonan las dietas laborales?

El departamento de recursos humanos de tu compañía puede abonar de dos formas diferentes las dietas laborales. De manera directa o indirecta.

Dietas abonadas de manera indirecta

Si se opta por elegir esta forma de pago de dietas laborales, la compañía será la que tenga que encargarse de gestionar todo lo relacionado con el traslado del trabajador. Es decir, la reserva de los vuelos, del alojamiento, etc.

También se tiene la opción de dar un importe diario concreto para ello, especialmente para las comidas.

Otra solución y, además, la más adecuada, es que la empresa incluya la cantidad que corresponde a las dietas al mes siguiente en la nómina del empleado.

Concretamente en el apartado que corresponde a “percepciones no salariales”. Ya sabes, es importante tener al día todas las incidencias en nóminas.

Dietas laborales abonadas de manera directa

En estos casos, el trabajador será el que se encargue de pagar todo lo relacionado con el traslado.

Es fundamental que recoja todos los justificantes de los pagos en hoteles, medios de transporte, comidas, etc. para presentarlos en la empresa posteriormente. Esta es la única forma de que la misma le pueda reintegrar el importe.

Puede suceder también que la empresa le facilite una cierta cantidad de dinero que piense que es suficiente para ese viaje en concreto.

En el momento en que se haya acabado el trabajo, el empleado y la compañía deberán comprobar y calcular si el trabajador tiene que devolver algo porque le haya sobrado. O si, por el contrario, ha debido adelantar dinero. En este caso, la empresa será la que tenga que abonar la diferencia.

¿Cómo gestionar RRHH las dietas de una empresa?

Como las dietas laborales no forman parte del convenio colectivo de las empresas, es normal que tú, como directivo, te encargues de crear tu propia Política de Gastos para intentar mejorar la gestión de estas.

En cualquier caso, debes de tener en cuenta que existen unas claves imprescindibles para conseguir los mejores resultados. Veamos cuáles son.

La creación de una política de gastos

Como ya se ha comentado, definir de manera rigurosa una política de gastos para las dietas laborales ayudará a que las gestiones queden mucho más claras y sea más sencillo gestionar este tipo de gastos.

El documento tiene que contar con una serie de conceptos como la aclaración de cada uno de los tipos de dietas o la manera en que se deben justificar los gastos.

Este paso debe incluir comprobantes, facturas e incluso una nota en el que se indique el motivo del viaje y el nombre de los clientes que se han visitado.

Así mismo, debe de aparecer el método de pago que se va a utilizar.

Digitalizar los gastos de la empresa

Las dietas laborales son uno de los gastos más habituales en cualquier compañía, como seguramente ya sabrás.

Por eso es muy importante contar con la mejor herramienta tecnológica para que pueda optimizar la gestión, ahorrar tiempo a la empresa y convertir este trabajo en un proceso que sea lo más sencillo y ágil posible.

Si todavía no tienes el software necesario para tener bajo control las dietas laborales de tu negocio, en Sesame HR te lo podemos facilitar rápidamente.

No en vano, somos expertos en digitalizar cualquier proceso que pueda necesitar tu departamento de recursos humanos, desde los más rutinarios, hasta los más complicados.

Si te ha gustado este artículo, te invitamos a descubrir muchas más noticias en nuestra web que también te servirán de ayuda para que tu compañía crezca como se merece. Recuerda, somos tu software de RRHH de refeerencia.