Toda la información sobre las dietas laborales y su funcionamiento

Cómo funcionan las dietas laborales

Las dietas en el trabajo suponen una serie de percepciones económicas extrasalariales de carácter compensatorio e irregular, que contribuyen a mejorar la experiencia de los empleados en las empresas. Cuando se percibe una cuantía en nombre de las dietas laborales se estiman unos gastos de manutención y alojamiento del empleado que son necesarios para que éste pueda realizar su actividad laboral sin problemas y fuera del centro de trabajo. En este sentido, el departamento de recursos humanos tiene que reflejar correctamente los conceptos de las dietas laborales en las nóminas y realizar el pago indicado.

Así funcionan las dietas en el trabajo

¿Cuándo deben pagarse las dietas laborales? Los gastos derivados de transporte, alojamiento o comida se consideran las dietas adicionales al salario que perciben los empleados cuando se encuentran de viaje de trabajo o fuera de las instalaciones de la empresa. Dicha «compensación» se regula mediante el Estatuto General de los Trabajadores y que tienen una serie de condiciones recogidas en el convenio colectivo, de lo contrario, RRHH debe tener una normativa interna que permita calcular las dietas laborales y los parámetros de su importe.

¿Cómo se abonan las dietas de los trabajadores?

Como hemos mencionado, las dietas en el trabajo se recogen en el artículo 40.6 del Estatuto General de los trabajadores, y analiza en qué circunstancias se habla de movilidad geográfica y cómo deben compensarse los gastos derivados de desplazamientos temporales. Son ajustes extra salariales que compensan los gastos asociados a la manutención y la estancia del trabajador durante el tiempo que dure el viaje de trabajo.

Las dietas laborales también denominadas viáticos pueden pagarse de dos formas de manera directa o indirectamente. En el segundo caso, la empresa gestiona las reservas de los vuelos, alojamientos o se encarga de dar un cheque gourmet, o puede abonarse en la nómina del mes siguiente en la parte correspondiente a los devengos, es decir, en las percepciones no salariales.

Cuando las dietas se pagan directamente esto implica que el empleado paga y tras la entrega de los justificantes de pago de comidas, hoteles y demás gasto la empresa abona dicho importe. Otra opción que escogen las empresas es que se adelante una cantidad aproximada y que al terminar el trabajo se ajuste la cantidad indicada, si la empresa tiene que reintegrarle otra parte del importe, o al revés si el trabajador tiene que devolver la parte que ha sobrado.

¿Cuáles son los tipos de dietas que existen actualmente?

La clasificación de las dietas laborales se dividen en 3 grandes grupos que repasamos a continuación y que forman parte de los derechos de los trabajadores, estos son los conceptos que más se emplean para hablar de estas compensaciones, toma nota:

  • Dieta: estas se dan cuando el empleado necesita comer fuera. El gasto de los viáticos suele establecerse en el Convenio Colectivo, por norma general suele oscilar entre 8 y 25 euros para medias dietas y para dietas completas entre 33 y 90 euros.
  • Gastos de alojamiento: cuando el empleado tiene que alojarse en un hotel y pasar la noche fuera por motivos de trabajo, se consideran gastos de alojamiento que deben compensarse por parte de la empresa.
  • Gastos de transporte o desplazamiento: en este tipo de compensación se añaden los gastos de combustible, los billetes de avión o de tren, los bonos del transporte público, el pago de peajes o aparcamientos o los gastos del kilometraje o el mantenimiento del vehículo propio.

Los gastos de las dietas pueden quedar exentas de la cotización de la Seguridad Social si los gastos en transporte son públicos y se justifican a través de una factura y otras asignaciones asociadas a los gastos de desplazamiento, manutención y estancia que está previsto para el IRPF.

¿Cómo controlar los viáticos en tu empresa?

Para gestionar correctamente cualquier tipo de dieta de la plantilla, lee e infórmate, estos son algunos tips para que el departamento de recursos humanos confeccione un buen plan e implante las dietas de trabajo con éxito en la oficina:

  1. Crea un formato de asignación de recursos: cómo se pedirán los viáticos, el tiempo, el lugar y calcula el presupuesto.
  2. Determina a un responsable para la gestión de los viáticos.
  3. Revisa periódicamente los medios empleados y los parámetros establecidos para calcular las dietas, para ajustar lo máximo posible el coste y mejorar las condiciones de las dietas laborales.
  4. Analiza la forma de pago y si pueden implementarse otras acciones para mejorarse.
  5. Complementa estos ajustes extrasalariales con otras retribuciones relacionadas, por ejemplo las retribuciones en especie que pueden usarse en un viaje de negocios.
  6. Facilita la gestión de las facturas con un software de rrhh y gestión de documentación para evitar acumular facturas indefinidamente.

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