Cómo crear e interpretar un informe de evaluación del desempeño

20 de febrero, 2023

La evaluación de desempeño es una de las grandes responsables que afrontamos en RRHH. Y sus resultados aparecerán reflejados en los informes de evaluación de desempeño.

Se trata de un recurso estratégico para la compañía. El punto de partida para optimizar los resultados del trabajador.

Un recurso adicional para Recursos Humanos en una de sus tareas clave. Veamos cómo redactar un informe de desempeño laboral.

Cómo se hace un informe de evaluación de desempeño

Podemos crear un modelo de informe de desempeño laboral y trabajar sobre él. Tendremos que utilizar siempre los mismos campos y formatos:

• Información de la empresa
• Datos del trabajador
• Leyenda referencial
• Cuadros por departamentos
• Información sobre el evaluador

Es fundamental utilizar siempre la misma leyenda. Esto facilitará la interpretación del informe de RRHH y su comparación con anteriores evaluaciones de desempeño.

Esta leyenda se aplicará en los cuadros por departamentos, el espacio donde se analizan competencias, habilidades, desempeño, etc.

Hecha esta aclaración, vamos a ver cómo redactar un informe de desempeño paso a paso.

En primer lugar, tenemos que recopilar la información. Para ello, tienes que responder a una simple cuestión: ¿qué vas a evaluar?

Tan importante es centrarnos en las tareas actuales del puesto como suprimir aquellas que ya no son requeridas. Lógicamente, la evaluación de desempeño de un trabajador que acaba de promocionar será diferente a la del puesto anterior.

Con los datos en la mano, pasamos a la evaluación del desempeño propiamente dicha. Corresponde al segundo paso del proceso. La información y los datos serán la piedra angular de la evaluación. Sin embargo, se pueden añadir comentarios personales del evaluador. Al fin y al cabo, todos somos personas.

En ocasiones, los datos no reflejan las circunstancias que rodean al trabajador. El evaluador debería conocerlas, pues condicionan su desempeño.

También podemos incluir observaciones sobre el comportamiento, como el trato a compañeros y clientes. Finalmente, procedemos a redactar el informe de desempeño laboral.

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Cómo redactar los informes de evaluación de desempeño

Llegamos a la culminación del proceso, la redacción de informes de evaluación de desempeño. Si la evaluación podía incluir comentarios subjetivos, el informe se basará en datos objetivos.

El lenguaje utilizado es una cuestión fundamental. Utilizaremos un tono formal, tratando de ofrecer un feedback positivo al trabajador.

Un error habitual es centrarnos exclusivamente en cuestiones negativas. En los aspectos a mejorar. Pero, ¿qué pasa con los éxitos del trabajador?

Por eso, podemos limitarnos a anotar los dos o tres factores negativos más destacados. El resto se pueden trasladar por otros canales, como la comunicación informal.

También es fundamental evitar palabras absolutas. Adjetivos como “bueno” o “malo” deberían suprimirse. En su lugar, utilizaremos fórmulas como “supera el objetivo”, “alcanza la meta”, “demuestra capacidad”; “no cumple”.

Interpretación de un informe de evaluación de desempeño

Decíamos al comienzo que los informes de evaluación de desempeño han evolucionado con el paso del tiempo. En el pasado, lo utilizábamos para evaluar el cumplimiento de expectativas y/o metas propuestas individualmente.

Ahora, mide aptitudes, habilidades, responsabilidad, relación con los compañeros.

Los resultados obtenidos deberían ayudarnos a optimizar y calcular la productividad. ¿Cómo? Mediante la formación y actualización del trabajador, evitando conflictos, etc.

Los parámetros obtenidos nos ayudarán a:

• Valorar el potencial y rendimiento del trabajador. ¿Está en el lugar adecuado? ¿Dónde ofrecerá un mejor rendimiento?
• Anticiparnos a problemas de integración del empleado en la organización o en proyectos concretos.
• Identificar las fortalezas y debilidades de cada trabajador.
• Analizar las relaciones del empleado con sus compañeros y la calidad de su trabajo.
• Evaluar el valor que aporta dicho empleado a la organización con sus ideas, actividades y trabajo.

Como hemos señalado al principio, es interesante comparar informes de evaluación de desempeño. Nos ayudará a identificar cómo ha evolucionado el trabajador con el paso del tiempo.

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Consejos para redactar un buen informe

A la hora de redactar los informes de evaluación de desempeño puedes hacer una checklist con una serie de preguntas.

Si respondes afirmativamente a todas ellas, habrás redactado un buen informe. Las cuestiones son las siguientes:

• ¿La evaluación de desempeño es clara? El trabajador debe ser capaz de identificar sus fortalezas y debilidades, qué hace bien y qué no.
• ¿El desempeño se ha analizado de forma honesta y precisa, basado en datos?
• ¿Se han aportado buenos comentarios a un trabajo bien hecho?
• ¿Se han utilizado ejemplos reales para describir el desempeño? Sobre todo, cuando hablamos de cuestiones técnicas o administrativas, habilidades interpersonales, etc.
• ¿La evaluación de desempeño es coherente con el feedback ofrecido? En el día a día ofrecemos un feedback a los trabajadores.
• ¿Las propuestas de desarrollo se alinean con las necesidades identificadas? Además, deben responder a las prioridades de la organización y el empleado.
• ¿Se han revisado las definiciones de desempeño? Nos permite asegurarnos de que evaluamos lo que realmente interesa a la compañía.

Más allá de responder afirmativamente a estas preguntas, utilizar un software de RRHH como Sesame HR te ayudará a automatizar los informes.

Además, funciones como las reuniones one to one facilitan la gestión del feedback. Podemos hacer un seguimiento de las mismas y de las medidas aplicadas.

¿Quieres saber más sobre los informes de evaluación de desempeño? Descubre los artículos relacionados en el blog de Sesame HR y nuestras guías sobre evaluación de desempeño.

👉 Y si aún tienes dudas, puedes consultar también nuestra guía sobre por qué invertir en software de RRHH.