Onboarding digital. Mejora el plan de acogida de tu empresa

plan de acogida para trabajadores en remoto

Todos hemos sido “el nuevo” alguna vez en el trabajo. Ofrecer el mejor recibimiento a los recién llegados es la mejor forma de que empiecen con buen pie y facilitar su adaptación al nuevo puesto de trabajo. En este sentido, el onboarding digital nos ayudará con el plan de acogida. Cualquier trabajador al que contratamos es susceptible de pasar por el proceso de onboarding, pero la acogida cobra más importancia cuando hablamos de trabajadores en remoto. Y aquí es donde entraría en acción el onboarding digital.

El onboarding y el nuevo paradigma digital

Nuestra sociedad está en constante evolución, y el mercado laboral vive un nuevo paradigma. Las empresas han pasado de concentrar su fuerza de trabajo en una oficina a diversificarlo. Cada vez es más habitual deslocalizar puestos de trabajo. Las empresas cuentan con colaboradores en otros países, además de recurrir a los freelance. Esto dificulta en cierta medida el plan de acogida de una empresa en su concepción clásica. El onboarding digital ayuda a que el trabajador se alinee con los valores de la empresa.

Para qué sirve el onboarding digital

El hecho de trabajar como freelance o en remoto puede dificultar la adaptación del trabajador al puesto de trabajo y su coordinación con sus compañeros. El objetivo del onboarding digital es facilitar la adaptación a la nueva empresa. Dentro de este objetivo, hay cuatro aspectos clave que no pueden faltar en el manual de acogida de una empresa a sus nuevos trabajadores:

  1. Políticas internas: el primer día de trabajo, el nuevo empleado debe conocer la normativa interna relacionada con su puesto de trabajo. Esto incluye la normativa legal y social, pero también cuestiones como la seguridad.
  2. Filosofía de empresa: para lograr la alineación de los empleados con la empresa, es básico que desde el minuto 1 conezcan los valores, objetivos, misión y visión de la empresa. Darlos a conocer es básico para lograr este alineamiento.
  3. Conocer sus funciones: dentro del onboarding, hay que dejar clarar la función y responsabilidad del trabajador en su nuevo puesto. También deberíamos mostrarle las técnicas o métodos que tiene para ello.
  4. Identificar las posiciones: el trabajador debe tener claro qué posición ocupa en el organigrama de la empresa, además de la de sus compañeros y las posiciones dentro de la organización. Para ello, podemos adjuntar un organigrama de la empresa al manual de acogida.

Onboarding digital: cómo incorporar a un empleado en remoto

El proceso de onboarding en remoto comenzará proporcionando al trabajador acceso a las herramientas de comunicación interna que utilizamos. Salas de Skype, Zoom o Slack son los recursos más habituales para ello, y si quieres que el onboarding sea exitoso es vital que puedan acceder a los mismos cuanto antes. Habrá que crear un usuario para el nuevo empleado. Un proceso que deberíamos repetir con todas las soluciones que utilicemos, como los herramientas de productividad, formación, etc.

Otro de los aspectos a tener en cuenta es el control horario. Dentro del manual de acogida de una empresa no puede faltar un capítulo dedicado a esta cuestión. Recuerda que la Ley nos obliga a llevar un seguimiento del control horario, algo clave entre otras cosas para hacer un seguimiento de horas extra. Los trabajadores en remoto no son ninguna excepción, y debemos proporcionar al empleado los medios para fichar.

Checklist de onboarding

Contar con un software de rrhh Sesame HR es la mejor forma de completar el plan de acogida en una empresa. Entre otras cosas, nos permite hacer un checklist de onboarding con todos los aspectos que deberíamos tener en cuenta a la hora de completar el proceso de bienvenida. Para asegurarnos de que no nos olvidamos de nada, podemos crear una lista de tareas con todas las cuestiones que deben tratarse durante la incorporación de dicho empleado.

Dentro de estas checklist podemos incluir las reuniones de seguimiento con los nuevos empleados. Cuando la incorporación es física, es más fácil hacer este seguimiento. Se producen contactos informales, y ahí el nuevo trabajador puede expresar sus impresiones; algo mucho más difícil cuando la contratación es en remoto. Con estas reuniones nos aseguramos de que el onboarding se completa con éxito, proporcionando a los trabajadores toda la documentación, permisos, accesos e información necesaria en su día a día.

El manual de acogida de una empresa

Dentro del proceso de onboarding hay que incluir el manual de bienvenida para nuevos trabajadores, sin importar si es onboarding digital o físico. Se trata de un documento donde le damos un mensaje de bienvenida al empleado, además de una breve reseña sobre la historia de la organización, valores corporativos, normativa, gestión de vacaciones y horarios, prevención de riesgos laborales, herramientas informáticas, trámites, etc. De este modo, el empleado sabe lo que le esperará el primer día.

Una de las últimas tendencias en onboarding es ofrecer un pack de bienvenida a las nuevas incorporaciones. Puede incluir regalos y material de la marca, productos corporativos que sirven para identificar al trabajador con la marca, reforzar este vínculo desde el primer día especialmente en el caso de los trabajadores en remoto. El hecho de estar físicamente apartado del día a día en la organización puede minimizar este sentimiento de pertenencia, y un paquete de bienvenida puede ser diferencial en este proceso de onboarding digital.

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