Consejos para el control horario de los trabajadores en remoto

control horario de los trabajadores

Todas las empresas están obligadas a llevar un control horario de trabajadores. Esto es fácil si la actividad se desarrolla en una oficina, pero la cosa se complica cuando la empresa cuenta con trabajadores en remoto. Es el caso de quienes teletrabajan. Cada vez son más las compañías que optan por el trabajo a distancia, así que además de facilitar esta opción a los empleados también habrá que llevar el control de horario laboral de los teletrabajadores.

La ley es muy clara en este sentido, y los trabajadores en remoto tienen los mismos derechos y obligaciones que los trabajadores presenciales. Si la empresa no aplica ningún tipo de control horario, se arriesga a importantes sanciones. Del mismo modo que facilitan el trabajo en remoto, las soluciones digitales permiten registrar la jornada trabajada desde casa o en remoto, como es el caso de comerciales o representantes que trabajan fuera de la oficina.

Un sistema de control definido

La comunicación es clave para que funcione el trabajo en remoto. El empleado que está fuera de la oficina debe ser capaz de comunicarse con sus compañeros, del mismo modo que seguirá unos protocolos de trabajo. Entre ellos debe estar el protocolo de control de presencia laboral donde figure la forma en que se fichará, cómo se controlará que el trabajador esté en su puesto durante su jornada laboral, etc.

Control horario de empleados: sistemas de fichaje en remoto

Hay varias formas de llevar el control horario de trabajadores en remoto. Cada una tiene sus puntos a favor y sus desventajas. La dirección de la empresa o el departamento de RRHH deberán analizar estos puntos para instaurar el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Conocer todas las opciones será crucial para acertar con la elección:

  • Fichar desde la web corporativa: es uno de los métodos de fichaje más populares. El trabajador acceder a la web de la empresa con su clave de usuario y ficha la entrada o salida, que puede ir acompañada a la desconexión. Además, puede incluir una monitorización de la actividad.
  • App: están recortando terreno al fichaje web a un ritmo vertiginoso. Los trabajadores solo se tienen que instalar una app como la de Sesame HR y fichar desde ella. La principal ventaja que ofrecen es la geolocalización del fichaje, que permite conocer la ubicación del trabajador en remoto. Eso sí, hay que avisar al empleado de ello.
  • Extensiones de teletrabajo: únicamente sirven para teletrabajadores, pero no para quienes trabajan in itinere. Es un fichaje desde el ordenador, similar al fichaje web aunque más limitado.
  • Hojas de Excel: el trabajador completa una hoja de Excel con las horas de entrada y salida o los descansos de cada jornada. Una vez completas, las remite a la empresa semanal, mensualmente o con la periodicidad acordada. Es la solución menos práctica de todas.

Horario fijo

Aunque una de las ventajas del teletrabajo es la flexibilidad horaria que ofrece, una de las formas más eficientes de gestionar el control horario de empleados en remoto es trabajar con un horario fijo cada día. Siempre existirá la posibilidad de que los trabajadores puedan cambiar puntualmente el horario, o de que puedan adaptarlo a sus necesidades, pero es una forma de asegurarnos que cada día trabajan las horas que toca y cumplen con lo estipulado en su contrato.

Aprovechar las herramientas digitales en el control horario

Si los trabajadores en remoto tienen libertad para elegir su horario laboral, se pueden utilizar los sistemas de fichaje digitales para teletrabajo como Sesame HR. Vaya por delante que también hay que utilizarlos cuando el horario es fijo, pero si hay flexibilidad es todavía más importante hacer un seguimiento a fondo de las horas trabajadas. Una herramienta de este tipo permitirá, entre otras cosas, controlar la hora de entrada y salida o el total de horas trabajadas diario, semanal o mensual.

Además de llevar el seguimiento del control horario de empleados, este tipo de herramientas permite saber quién está trabajando en cada momento. El hecho de trabajar en remoto, y no en la oficina, puede crear confusión entre los compañeros sobre si alguien trabajo o no. Poder comprobar si está online o disfrutando de su día libre impedirá las molestias, facilitando la coordinación entre los equipos de trabajo.

Gestión de tareas como en la oficina

Si la empresa funciona de un modo determinado cuando los empleados trabajan de forma presencial en la oficina, ¿por qué no hacer lo mismo si trabajan en remoto? Cuestiones como un sistema donde cada trabajador indique la tarea que realiza impedirá interrupciones o duplicidades. También es una forma de que la dirección sepa a qué se dedica cada equipo y comprobar el avance de los proyectos. Así, se pueden tomar medidas si no avanzan al ritmo deseado.

Más allá de cumplir con la obligación legal de registrar las horas trabajadas por cada empleado, el control horario de trabajadores también sirve para hacer un seguimiento de las horas extra. Los trabajadores en remoto también las hacen, y un exceso en comparación con las que harían en la oficina puede ser un indicador de que no son tan productivos como gustaría. Por suerte, contamos con herramientas y medios suficientes para hacer frente al reto del control horario en remoto que nos facilitan mucho las cosas.

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